![logo](/_next/image?url=%2F_next%2Fstatic%2Fmedia%2Fxtragoloader.6b0e8a83.gif&w=640&q=75)
Sorry, tutorial is only available in Arabic.
Click here to go to Arabic tutorial page.
![logo](/_next/image?url=%2F_next%2Fstatic%2Fmedia%2Fxtragoloader.6b0e8a83.gif&w=640&q=75)
Contents
1- طريقة الاشتراك مجاناً باكسترا جو
خطواتٌ بسيطة للاشتراك في Xtra Go مجاناً!
افتح المتصفح، وانتقل إلى xtra-go.com
من الصفحة الرئيسية اضغط على "اشترك الآن مجاناً"
أدخل اسمك، وعنوان بريدك الالكتروني، ورقم جوالك، واختر كلمةَ مرورٍ خاصةٍ بك!
علماً أنّك ستحتاج الى بريدك الالكتروني لاستلام رمز تفعيل الحساب، ولتسجيل الدخول إلى لوحة التحكم الخاصة بحسابك في Xtra Go
كلمة المرور التي تختارها هنا، ستكون هي نفسها كلمة المرور لحساب مدير ملف البيانات الجديد الخاص بمؤسستك.
يمكنك قراءة شروط وأحكام الخدمة، وسياسة الخصوصية، ثم الموافقة عليها للانتقال للخطوة التالية.
هنا يجب أن تُدخل معلومات مؤسستك أو شركتك، ابتداءً من الاسم، ثم الدولة، والمدينة، وطبيعة عمل المؤسسة، وقطاع الأعمال الذي تنتمي إليه، والعملة الافتراضية المستخدَمة، واللغة الأساسية لملف البيانات واللغة الثانوية، حيث يمكن الاختيار من بين ستة لغات متوفرةٍ حالياً.
ثم يجب اختيار دليل الحسابات الافتراضي المناسب لهذه المؤسسة، والذي سيتم توليد الحسابات الافتراضية تلقائياً على أساسه. حيث يمكن الاختيار من سبعة أدلةٍ متوفرة حالياً، أو اختيار دليل الحسابات المبسط، أو دليل حساباتٍ فارغ.
وأخيراً يجب إدخال مُعرَّفِ الوصول، وهو اسم من اختيارك، يلزم للوصول إلى ملف بيانات مؤسستك.
بعد إدخال معرف الوصول يظهر الرابط الخاص بالوصول إلى ملف بياناتك عن طريق الويب، لكن لا تقلق إذا لم تحفظه! يمكنك الوصول إليه لاحقاً من لوحة التحكم الخاصة بحسابك!
الآن اضغط على زر التالي للانتقال إلى خطوة اختيار خطة الاشتراك
وهنا يمكنك المتابعة بالخطة المجانية، أو اختيار خطة أخرى من الخطط المدفوعة..
بعد اختيارك لنوع الخطة، ننتقل إلى خطوة اختيارية خاصة بشراء المزايا الإضافية المتاحة للخطة التي اخترتها، كميزة إرسال رسائل واتساب مخصصة، تلقائياً للزبائن والموردين..
يمكنك المتابعة دون اختيار أية مزايا إضافية والضغط على زر "التالي"
وبالطبع يجب أن تؤكد بأنك لست برنامجَ روبوت!
ثم عليك تأكيد صحة بريدك الالكتروني عبر كتابة رمز التحقق الذي أُرسلَ إليك للتو!
إذا لم تجد رسالةً من Xtra Go في صندوق بريدك الوارد، ابحث في صندوق البريد الغير هام!
أدخل الرمز الذي تم إرساله إلى بريدك الالكتروني واضغط على زر "تحقَّق"
تهانيناً! أصبح ملف بيانات مؤسستك جاهزاً في Xtra Go
سيتم تحويلك تلقائياً إلى صفحة تسجيل الدخول إلى لوحة التحكم الخاصة بحسابك..
أدخل عنوان بريدك الالكتروني
وكلمةَ المرور التي اخترتها..
وبالطبع أكّد أنك لست روبوتاً..!
واضغط على زر تسجيل الدخول
تظهر في لوحة التحكم الخاصة بك جميع الخطط التي اشتركت بها، حيث يتيح لك نفس الحساب إنشاء ملفات بيانات لعدة مؤسسات.
وافتراضياً تظهر الخطة التي اشتركنا بها قبل قليل، وهي مجانية وتتجدد تلقائياً مجاناً..
لتسجيل الدخول إلى ملف البيانات الخاص بهذه المؤسسة عن طريق الكمبيوتر، اضغط على زر "تسجيل الدخول إلى ملف البيانات" الموجود على يسار بطاقة هذه المؤسسة.
والذي سيفتح رابط الوصول لملف البيانات الذي مر معنا سابقاً أثناء الاشتراك.
بعدها أدخل كلمة المرور التي أدخلتها أثناء الاشتراك، ثم اضغط على زر "تسجيل الدخول"
وهكذا تكون قد أنشأت ملف بياناتٍ لمؤسستك، وأصبحت جاهزاً لمباشرة العمل خلال دقائق!
ملاحظة: يمكنك تغيير كلمة المرور الخاصة بحساب المدير الافتراضي، عبر فتح "الإعدادات" من قائمة "أدوات"، ثم الانتقالُ إلى تبويب "الأمان"، وإدخال كلمة المرور القديمة، والجديدة حسب ما هو موضح ثم الضغط على زر "تغيير كلمة المرور"
أما إذا أردت فتح ملف بيانات هذه المؤسسة عن طريق تطبيق Xtra Go لأجهزة الجوال، فيمكنك تحميل التطبيق من متجر Google Play أو App Store، ثم فتح ملف بيانات المؤسسة عبر كتابة مُعرّفِ الوصول الخاص بها..
1- دليل الحسابات
تمثل الحسابات، العنصر الأساسي في المحاسبة المالية، حيث يمكن من خلالها ترجمة كافة أنشطة وعمليات المنشأة إلى بيانات محاسبية..
تُستخدم نافذة دليل الحسابات، لاستعراضِ وتعديل الحسابات المعرّفة مسبقاً، أو تعريفِ حسابات جديدة.
يتم تحديد نوع دليل الحسابات المعرّف مسبقاً، أثناء إنشاء حسابك على منصة Xtra Go، حيث يمكن اختيار دليل حساباتٍ مخصصٍ لبلد معين، أو اختيارُ دليل حساباتٍ عامٍّ مبسطٍ كما هو الحال في المثال الذي أمامنا.
يتألف دليل الحسابات المبسط، من سبعة حساباتٍ رئيسية هي: "الموجودات" و"المطاليب" ويمثلان الحسابات الدائمة التي تظهر أرصدتها في الميزانية الختامية، و"صافي مشتريات" و"صافي مبيعات" و"البضاعة" وهي تمثل الحسابات المؤقتة التي تُقفَلُ أرصدتها في نهاية الفترة المالية في حساب "المتاجرة".
وحساباتِ "المصاريف" و"الإيرادات" وهي تمثل الحساباتِ المؤقتة التي تُقفَلُ أرصدتها عند نهاية الفترة المالية في حساب "الأرباح والخسائر".
يمكن الوصول إلى الحسابات الموجودة مسبقاً عبر الضغط عليها في شجرة دليل الحسابات، كما يمكن التنقل بين الحسابات عبر أسهم التنقل، ويمكن أيضاً البحث عن حسابٍ محدد عن طريق كتابة جزء من اسمه في حقل البحث.
لإضافة حسابٍ رئيسيٍ جديد غير متفرع عن حساب آخر، يلزم إدخال "رمز بطاقة الحساب"، و"اسم الحساب"، وتحديد "الحساب الختامي" المناسب له.
أما في حال الرغبة بإضافة حسابٍ فرعيٍّ جديد، فيَلزم تحديدُ الحساب الرئيسي الذي سيتفرع عنه هذا الحساب، والذي بدوره سيحدد الحساب الختامي المناسب، وسيقترح أول رقمٍ متاحٍ تحت الحساب الرئيسي الذي تم اختياره كرمز بطاقةٍ للحساب الجديد، علماً أنه يمكن تغيير هذا الرمز حسب الرغبة.
كما يمكن أيضاً اختيار الحساب الرئيسي من شجرة دليل الحسابات أولاً، ثم الضغط على زر "إضافة بطاقة فرعية" في الأعلى. وسيحدد بشكل مشابه الحساب الختامي ورمز البطاقة المناسبين تلقائياً.
وأخيراً يجب إدخال اسم الحساب الجديد في حقل "اسم الحساب".
كما يمكن إدخال بعض المعلومات الاختيارية، كاسم الحساب بلغة ثانية في حقل "الاسم الثانوي"، والعُملة الافتراضية للحساب، والمشروع الافتراضي الذي يتبع له، والفرع الافتراضي، ومركز الكُلفة الافتراضي..
ويمكن أيضاً إدخال الرمز الضريبي الذي يخص هذا الحساب في حال وجوده، والحد الأعلى للرصيد الدائن والرصيد المدين، وأي ملاحظات تخص هذا الحساب..
كما توجد إمكانية لإرفاق صورة ببطاقة الحساب.
يمكن عرض تقرير "دفتر الاستاذ" للحساب المفتوح مباشرةً عبر الضغط على زر "دفتر الاستاذ" في الأعلى، كما يمكن تصدير معلومات كافة بطاقات الحسابات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
ملاحظة: في حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات الحسابات من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".
2- دليل الزبائن والموردين
تُستخدم نافذة دليل الزبائن والموردين، لاستعراضِ وتعديل بطاقات الزبائن والموردين، أو تعريفِ بطاقاتٍ جديدة.
ترتبط بطاقة كُلِّ زبون أو مورد ببطاقةِ حسابٍ مولدةٍ تلقائياً له، وبنفس اسمه ضمن دليل الحسابات.
تختلف بطاقة الزبون أو المورد عن بطاقة الحساب باحتوائها على معلومات إضافية كمعلوماتِ الاتصال والعنوان ورقمِ السجل التجاري والمعلوماتِ التي تخص الضريبة وغيرِها.
علماً أنّه لا يمكن إضافة الفواتير الآجلة دون تحديد زبونٍ أو مُورِّدٍ ضمن الفاتورة..
يمكن استعراض البطاقات الحالية عبر الضغط عليها في شجرة دليل الزبائن والموردين، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن زبون أو مُورِّدٍ عبر كتابة جزء من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.
يلزم كحد أدنى لإضافة بطاقة جديدة: تعبئةُ حقل "رمز البطاقة"، و"اسم الزبون أو المورد" والمجموعة التي ينتمي إليها.
حيث توجد مجموعتان معرفتان مسبقاً، هما مجموعة "الزبائن" ومجموعة "الموردين"، ويمكن تعديلُهما أو تعريف مجموعات جديدة عبر نافذة "دليل مجموعات الزبائن والموردين".
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم للزبون أو المورد بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن إدخال رمزه الضريبي، وتحديد الحد الأعلى المسموحِ لرصيده الدائن أو المدين.
وأيضاً يمكن تحديد المشروع والفرع ومركز الكُلفة الذين يَتْبَع لهم افتراضياً، حيث يتيح ضبطهم هنا، اختيارهم تلقائياً في الفواتير عند اختيار هذا الزبون أو المورد.
ويمكن تحديد ما إذا كان هذا الزبون أو المورد خاضعاً للضريبة أم لا، مع ملاحظة أنه يعتبر خاضعاً للضريبة بشكل افتراضي.
كما يمكن إرفاق صورة خاصة بهذه البطاقة.
بالانتقال إلى تبويب "إضافيّ"، نلاحظ أنه يمكن إدخال المزيد من المعلومات التي تخص الزبون أو المورد، كرقم سجله التجاري، وأرقام الاتصال الخاصة به، ومعلومات المدينة أو المنطقة، وتفاصيل العنوان الضريبي، وغيرها من المعلومات..
بعد إضافة بطاقة جديدة تتولدُ تلقائياً في دليل الحسابات بطاقةُ حسابٍ مرتبطةٌ بهذا الزبون أو المورد وبنفس اسمه وبياناته.
وبشكل مشابه، عند تعديل بيانات بطاقة الزبون أو المورد، تتعدل تلقائياً البيانات المشابهة في بطاقة الحساب المرتبطة ببطاقته.
علماً أنه لا يمكن إضافة حساباتٍ للزبائنِ أو الموردينَ مباشرةً من دليل الحسابات.
ملاحظة: يمكن تصدير معلومات كافة بطاقاتِ الزبائنِ والموردينَ كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات الزبائنِ والموردينَ من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".
3- دليل مجموعات الزبائن والموردين
تُستخدم نافذة دليل مجموعات الزبائن والموردين، لاستعراض وتعديل بطاقات مجموعات الزبائن والموردين الموجودة، أو تعريف بطاقاتٍ جديدة.
عند إنشاء قاعدة البيانات لأول مرة، يكون مُعرفٌ افتراضياً مجموعتان، هما مجموعة "الزبائن"، ومجموعة "الموردين"
حيث ترتبط مجموعة الزبائن بحساب الزبائن الافتراضي في دليل الحسابات المعرف مسبقاً، وترتبط مجموعة الموردين بحساب الموردين الافتراضي..
حيث يتيح هذا الربط إنشاء حسابات الزبائن والموردين تلقائياً في المكان المناسب ضمن دليل الحسابات بمجرد إضافة بطاقة الزبون أو المورد.
يلزم كحد أدنى لإضافة بطاقة مجموعةٍ جديدة، إدخالُ رمز بطاقة المجموعة، و"اسم المجموعة"، وتحديدُ "الحساب الرئيسي" المرتبط بهذه المجموعة في دليل الحسابات، والذي سيتم إنشاء حساباتٍ متفرعة عنه للزبائن أو الموردين المضافين تحت هذه المجموعة.
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم المجموعة بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"،ويمكن تفريعُ المجموعة عن مجموعة أخرى عبر ضبط حقل "المجموعة الرئيسية" أو فتح بطاقة المجموعة الرئيسية أولاً ثم الضغط على زر "إضافة بطاقة فرعية" في الأعلى.
يمكن تصدير معلومات كافة بطاقات مجموعات الزبائن والموردين كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
ملاحظة: في حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات مجموعات الزبائنِ والموردينَ من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".
4- دليل المواد
تُستخدم نافذة دليل المواد، لاستعراض وتعديل بطاقات المواد أو المنتجات الموجودة، أو تعريف بطاقات موادٍ جديدة.
يمكن استعراض البطاقات الحالية عبر الضغط عليها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن مادةٍ محددة عن طريق كتابة جزء من اسمها في حقل البحث.
لإضافة بطاقة مادة جديدة، يلزم تعبئةُ أربعة حقولٍ على الأقل، وهي:
"مجموعة المواد" التي تنتمي إليها هذه المادة، والتي يمكن تعريفها عن طريق نافذة "دليل مجموعات المواد"
و"اسم المادة"، ورمز بطاقة المادة، مع العلم أنه بمجرد اختيار مجموعة المواد، سيتم تلقائياً اقتراح رمز بطاقةٍ للمادة الجديدة، وهو أول رقمٍ متسلسلٍ متاحٍ ضمن المجموعة التي تم اختيارها، وبالطبع يمكن تعديله أو تركه كما هو..
وأخيراً من تبويب "وَحدات" يجب تعريف الوَحدة الأولى لهذه المادة، وهي معرفة بشكل افتراضي باسم "قطعة" ويمكن تغييرها حسب الحاجة.
ويمكن أيضاً تحديد نسبة ضريبة القيمة المضافة المفروضة على هذه المادة.
كما يتيح Xtra Go إصدار تنبيهات حول انخفاض أو ارتفاع كمية المادة عن حد معين، عبر ضبط حقلي "الحد الأعلى" و"الحد الأدنى" لهذه المادة،
كما يمكن تعيين هذه المادة "كمادة مستودعية" -وهو الخيار الافتراضي- أو كمادة خدمية..
ويمكن أيضاً تعبئة حقلي المواصفات والمصدر بالمعلومات المناسبة حسب الرغبة.
كما يتيح Xtra Go اختيار تصنيف أولٍ وتصنيفٍ ثانٍ لهذه المادة من التصنيفات المعرفة عبر نافذة "التصنيفات".
وبالإمكان أيضاً إضافة صورة لهذه المادة..
بالانتقال إلى تبويب "الوَحدات":
نلاحظ أن Xtra Go يتيح تعريف حتى أربعِ وَحدات قياس مختلفة للمادة الواحدة، ترتبط فيما بينها بعامل تحويل، والذي يحدد كم تساوي كميةُ كلِّ وَحدة قياساً على الوَحدة الأولى.
كما يدعم Xtra Go إدخال وإخراجَ المواد باستخدام رمز الباركود لتسهيل الفوترة، حيث يمكن تعريف رمز الباركود الخاص بكل وَحدة عبر إدخاله في حقل "الباركود" الموافق لها.
وأخيراً يمكن تعيين الوَحدة الافتراضية لهذه المادة، والتي سيتم اعتمادها افتراضياً أثناء إدخال هذه المادة في الفواتير.
ملاحظة: بشكل عام الوَحدة الأولى هي الوحدة الافتراضية، وتم تعريفها مسبقاً باسم "قِطعة"، لأنها مطلوبة عند إضافة مادة جديدة، وبالطبع يمكن تغييرها وتغيير الوحدة الافتراضية حسب الرغبة.
لننتقل الآن إلى تبويب "الأسعار"
نلاحظ أن Xtra Go يتيح تعريف أربعة أسعار مختلفة لكل وحدة، هي سعر المستهلك وسعر العميل وسعر الجُملة والكُلفة الافتراضية، ويجب الانتباه عند التسعير إلى اعتماد العملة الافتراضية في قاعدة البيانات.
ملاحظة: يمكن فتح تقرير حركة مادة للمادة المفتوحة مباشرة، عبر الضغط على زر "حركة مادة" في الأعلى، كما يمكن تصدير معلومات كافة بطاقات المواد كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات المواد من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".
5- دليل مجموعات المواد
تُستخدم مجموعات المواد لتنظيم المواد بشكل هرمي ضمن مجموعات.
يمكن عبر نافذة دليل مجموعات المواد، استعراضُ وتعديل مجموعات المواد الموجودة، أو تعريف مجموعات مواد جديدة.
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم المجموعة بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن تفريعُ المجموعة عن مجموعة أخرى عبر ضبط حقل "المجموعة الرئيسية"، أو عبر تحديد المجموعة الرئيسية أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "إضافة بطاقة فرعية" في الأعلى.
ويمكن أيضاً إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذه المجموعة..
ملاحظة: عند اختيار مجموعة رئيسية يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل ضمن هذه المجموعة، مع إمكانية تغييره حسب الرغبة.
بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات مجموعات المواد كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات مجموعات المواد من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".
6- دليل الفروع
تُستخدم "الفروع" في Xtra Go كوسيلة لفصل وتصنيف مختلف أنواع الحركات المالية والمستودعية وفقاً لفَرع محدد من فروع المنشأة، بحيث يسهل استخراج التقارير التي تخص فرعاً محدداً بأي وقت.
يمكن عبر نافذة "دليل الفروع"، استعراضُ وتعديل بطاقات الفروع الموجودة، أو تعريفُ فروع جديدة.
يمكن استعراض بطاقات الفروع الحالية عبر الضغط عليها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة فرع محدد عن طريق كتابة جزء من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.
لإضافة فَرع جديد، يَلزم إدخال "رمز البطاقة" و"اسم الفرع" على الأقل.
ما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم الفرع بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن أيضاً تفريعُ هذا الفرع عن فرع آخر رئيسي، عبر ضبط حقل "الفرع الرئيسي"، أو عبر تحديد الفرع الرئيسي أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى.
ويمكن أيضاً إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذا الفرع، كما يمكن إرفاق صورة بهذه البطاقة.
ملاحظة: عند اختيار فَرع رئيسي يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل أسفل هذا الفرع، مع إمكانية تغييره حسب الرغبة.
بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات الفروع كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات الفروع من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".
7- دليل المشاريع
تُستخدم "المشاريع" في Xtra Go كوسيلة لفصل وتصنيف مختلف أنواع الحركات المالية والمستودعية وفقاً لمشروعٍ محدد من مشاريع المنشأة، بحيث يسهل استخراج التقارير التي تخص مشروعاً محدداً بأي وقت.
يمكن عبر نافذة "دليل المشاريع"، استعراضُ وتعديل بطاقات المشاريع الموجودة، أو تعريفُ مشاريعَ جديدة.
يمكن استعراض بطاقات المشاريع الحالية عبر الضغط عليها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة مشروعٍ محدد عن طريق كتابة جزءٍ من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.
لإضافة مشروعٍ جديد، يَلزم إدخال "رمز البطاقة" و"اسم المشروع" على الأقل.
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم المشروع بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن أيضاً تفريعُ هذا المشروع عن مشروعٍ آخر رئيسي، عبر ضبط حقل "المشروع الرئيسي"، أو عبر تحديد المشروع الرئيسي أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى.
ويمكن أيضاً إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذا المشروع، كما يمكن إرفاق صورة بهذه البطاقة.
ملاحظة: عند اختيار مشروعٍ رئيسي يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل أسفل هذا المشروع، مع إمكانية تغييره حسب الرغبة.
بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات المشاريع كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات المشاريع من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".
8- دليل مراكز الكلفة
تُستخدم "مراكز الكُلفة" في Xtra Go كوسيلة لفصل وتصنيف مختلف أنواع الحركات المالية والمستودعية وفقاً لمركز كلفةٍ محدد من مراكز كلفة المنشأة، بحيث يسهل استخراج التقارير التي تخص مركز كلفةٍ محدد بأي وقت.
يمكن عبر نافذة "دليل مراكز الكُلفة"، استعراضُ وتعديل بطاقات مراكز الكُلفة الموجودة، أو تعريفُ مراكز كلفة جديدة.
يمكن استعراض بطاقات مراكز الكُلفة الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة مركز كلفة محدد عن طريق كتابة جزءٍ من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.
لإضافة مركز كلفة جديد، يَلزم إدخال "رمز البطاقة" و"اسم مركز الكلفة" على الأقل.
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم مركز الكُلفة بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن أيضاً تفريعُ هذا المركزِ عن مركزِ كلفةٍ آخر رئيسي، عبر ضبط حقل "مركز الكلفة الرئيسي"، أو عبر تحديد مركز الكلفة الرئيسي أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى.
ويمكن أيضاً إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذا المركز، كما يمكن إرفاق صورة بهذه البطاقة.
ملاحظة: عند اختيار مركز كلفة رئيسي يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل أسفل هذا المركز، مع إمكانية تغييره حسب الرغبة.
بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات مراكز الكُلفة كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير"
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات مراكز الكُلفةِ من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث"
9- دليل المستودعات
تُستخدم نافذة "دليل المستودعات" لاستعراضِ وتعديل بطاقات المستودعاتِ الموجودة، أو تعريفِ مستودعات جديدة.
يمكن استعراض بطاقات المستودعات الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة مستودع محدد عن طريق كتابة جزء من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.
لإضافة مستودعٍ جديد، يَلزم إدخالُ "رمز البطاقة" و"اسم المستودع" على الأقل.
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم المستودع بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن أيضاً تفريعُ هذا المستودع عن مستودعٍ آخر، عبر ضبط حقل "المستودع الرئيسي"، أو عبر تحديد المستودع الرئيسي أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى.
كما يمكن إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذا المستودع، ويمكن أيضاً إرفاق صورة بهذه البطاقة.
ملاحظة: عند اختيار مستودع رئيسي يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل أسفل هذا المستودع، مع إمكانية تغييره حسب الحاجة.
بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات المستودعات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع بطاقات المستودعات من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث"
10- العملات
تُستخدم نافذة "العملات" لاستعراض وتعديل بطاقات العملات الموجودة، أو إضافة عملات جديدة.
يمكن استعراض بطاقات العملات الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة عملة محددة عن طريق كتابة جزء من اسمها أو من رمز بطاقتها في حقل البحث.
يَلزمُ لتعريف عملةٍ جديدة، ضبط جميع حقول هذه النافذة:
اسم العملة بلغتين، واسم جُزئها بلغتين، ورمز اختصارها، وكم جزءاً تساوي الواحدة من هذه العملة، وسعر صرفها نِسبةً للعملة الرئيسية لقاعدة البيانات الحالية، حيث يتم توليد "المكافئ" تلقائياً ويساوي مقلوبَ سعر الصرف.
ملاحظة: يمكن تصدير كافة معلومات بطاقات العملات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع بطاقات العملات من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث"
11- أسعار الصرف
تُستخدم نافذة "أسعار الصرف" لتعديل أسعار صرف العملات المُعرّفة، نسبةً إلى العملة الرئيسية في قاعدة البيانات، ونسبةً إلى بعضها البعض. وذلك في تاريخٍ محدد.
حيث يُستخدم حقل "سعر الصرف" لتعريف كم تساوي الواحدةُ من كلً عملةٍ، من العملةِ الرئيسيةِ الموجودةِ في السطر الأول من الجدول. وبمجرد إدخال سعر الصرف يتولد تلقائياً "المكافئ" والذي يمثل كم تساوي الواحدة من العملة الرئيسية من باقي العملات، وهو مقلوبُ سعرِ الصرف، علماً أن إدخال المكافئ يدوياً سيؤدي أيضاً إلى توليد سعر الصرف تلقائياً.
ونلاحظ أيضاً وجودَ حقلٍ إضافيٍ خاصٍّ بكل عملةٍ غيرِ العملة الرئيسية، وظيفته السماح بتعريفِ سعرِ صرفٍ خاصٍّ بهذه العملات مقابل بعضها البعض، حيث أنه بمجرد إدخال سعر صرف عملةٍ ما مقابلَ عملةٍ أخرى سيتولد تلقائياً سعر صرفِ العملةِ الأخرى مقابلَ هذه العملة.
وأخيراً يجب الضغط على زر "حفظ" في الأسفل لتخزين أسعار الصرف في التاريخ المحدد.
تُستخدمُ أيضاً نافذةُ أسعار الصرف، لاستعراض أسعار الصرف السابقة، عبر الضغط على زر "عرض الكل"، حيث يعرض قائمةً تحوي التواريخَ السابقةَ التي تم تعديل أسعار الصرف فيها، وعند النقر على تاريخ معين، يتم عرض أسعار الصرف في ذاك التاريخ.
ملاحظة: إن ضبط أسعار الصرف عبر هذه النافذة، يؤثر على سعر الصرف الافتراضي في كافة الفواتير والقيود، مع إمكانية تغييره بشكل يدوي عند اختيار العملة ضمن أي نافذة.
12- البطاقات المصرفية
تُستخدم البطاقات المصرفية في الفواتير كوسيلة من وسائل الدفع
تُستخدم البطاقات المصرفية في الفواتير كوسيلة من وسائل الدفع
يمكن استعراضُ معلوماتِ البطاقات الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقةٍ محددةٍ عن طريق كتابة جزء من اسمها في حقل البحث.
يَلزمُ لتعريف بطاقةٍ مصرفية جديدة، إدخالُ "اسمِ البطاقة"، وتحديدُ الحسابِ المصرفيِّ المرتبط بهذه البطاقة..
ويمكن بشكلٍ اختياري تحديدُ "نسبة العمولة" المترتبة على الدفعات التي تتم من خلال هذه البطاقة، حيث أن تركها فارغة سيجعل قيمتها الافتراضية صفر.
وفي حال استخدام البطاقة عبر نافذة نقطة البيع، يمكن عبر ضبط حقل "حساب الإغلاق لنقطة البيع" تحديدُ حسابٍ وسيطٍ لإثبات الحركات التي تمت عبر هذه البطاقة لإتاحة المجال لتدقيقها قبل ترحيلها إلى حساب المصرف.
ملاحظة: لكي يتِمَّ توليدُ قيدِ العمولات المصرفية المترتبة على استخدام البطاقة بشكل صحيح، يجب التأكدُ من ضبط حسابِ العمولة المصرفيةِ لأنماط الفواتير المستخدمة، عبر "إدارة الفواتير".
يمكن تصدير كافة معلومات البطاقات المصرفية المُعرّفة كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع البطاقات المصرفية من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث".
13- التصنيفات
تُستخدم "التصنيفات" في Xtra Go كوسيلةٍ لفصل وتصنيف مختلف أنواع الحركات المالية والمستودعية وفقاً لتصنيف محدد، بحيث يسهُل استخراج التقارير التي تخص أيّ تصنيفٍ في أي وقت.
تتيح نافذة "التصنيفات"، استعراضَ وتعديلَ بطاقات التصنيفات الموجودة، أو تعريفَ تصنيفاتٍ جديدة.
يمكن استعراضُ بطاقات التصنيفات الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة تصنيفٍ محددة عن طريق كتابة جُزء من اسمها في حقل البحث.
لإضافة بطاقة تصنيف جديدة، يَلزمُ إدخالُ "اسم البطاقة" وتحديدُ "نوع التصنيف" على الأقل.
حيث يتم تعريف أنواع التصنيفات عبر نافذة "أنواع التصنيفات" والتي يمكن الوصول إليها من قائمة "البطاقات".".
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم التصنيف بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي".
بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات التصنيفات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع بطاقات التصنيفات من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث".
14- أنواع التصنيفات
تُستخدمُ "أنواع التصنيفات" كوسيلةٍ لترتيبِ التصنيفاتِ بشكل هرمي تحت أنواعِ تصنيفاتٍ رئيسية. حيث يعتبر حقلُ نوع التصنيف في نافذة التصنيفات التي مرت معنا سابقاً، من الحقول الإلزامية التي لا يمكن حفظ بطاقة التصنيف دون ضبطه.
يمكن عبر نافذة "أنواع التصنيفات"، استعراضُ وتعديل أنواع التصنيفات الموجودة، وتعريفُ أنواعٍ جديدة.
لتعريفِ نوعِ تصنيفٍ جديد: يَلزمُ فقط إدخال اسمه في حقل "اسم البطاقة".
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم نوع التصنيف بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"،
ويمكن أيضاً تفريعُ نوع التصنيف عن نوع آخر رئيسي عبر ضبط حقل "نوع التصنيف"، أو عبر الضغطِ أولاً على نوع تصنيفٍ في شجرة الدليل، ثم الضغطِ على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى، مع العلمِ أنَ Xtra Go يدعم التفريع لعددٍ غيرِ محدود من المستويات الفرعية.
أخيراً يمكن عبر حقل "ملاحظات" إضافةُ ملاحظاتٍ تخص هذا النوع.
ملاحظة: يمكن تصدير كافة معلومات بطاقات أنواع التصنيفات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع بطاقات أنواع التصنيفات من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث".
1- نافذة القيود
تُستخدم نافذة "القيود" لعرض القيودِ المتولدةِ تلقائياً في Xtra Go، والتي تشمُل جميعَ القيود المحاسبية التي تولدها مختلف مكونات النظام، كالفواتير التي تولّد قيداً مثل فواتير المبيعات والمشتريات، وقيود المقبوضات والمدفوعات واليومية والقيد الافتتاحي، وغيرها، حيث يتم توليد القيود وفق قاعدة القيد المزدوج في المحاسبة، والتي تضمن توازن القيود وصِحةَ ترحيلِ العملياتِ المالية إلى دفتر الأستاذ وميزان المراجعة وغيرهم من التقارير المالية.
يعرُضُ جدول القيد قيم المبالغ المالية، وطبيعتها، والحسابات المتأثرة، والعملة المستخدمة، وسعر الصرف، وغيرها الكثير من المعلومات التفصيلية، حيث يتكون القيد الواحد من سطرين على الأقل، أحدهما يكون مديناً والآخرُ دائناً بما يتوافق مع قاعدة القيد المزدوج، كما لا يمكن أن يجتمع مبلغٌ مدينٌ ودائن في نفس السطر.
يظهرُ في تذييل النافذة، مجموعُ المبالغ المدينة والدائنة في جدول القيد، وهذان الرقمان متساويان دائماً في القيود بحسب قاعدة القيد المزدوج.
كما يظهر أيضاً في التذييل، حالةُ القيد، هل هو مرحلٌ أم غيرُ مرحلٍ إلى الحسابات.
ويمكن طباعة القيد عبر الضغط على زر "طباعة".
للتنقل بين سجلات القيود يمكن استخدام أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، أو عن طريق اختصارات لوحة المفاتيح بالضغط على مفتاح Ctrl مع سهم للأعلى للانتقال إلى سجل القيد السابق، أو Ctrl مع سهم للأسفل للانتقال إلى السجل التالي.
كما يمكن الانتقالُ إلى سجل قيدٍ محددٍ عن طريق الضغطِ على رمز"البحث"، ثم البحثِ عن سجل القيد المطلوب ضمن قائمة سجلات القيود، ثم الضغطِ عليه.
أيضاً يمكن كتابةُ رقمِ سجلِّ القيدِ المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" مباشرةً ثم الضغطُ على زر Enter.
لعرض العملية المصدر التي ولّدت هذا القيد، يمكن الضغط على الزر الموجود في أسفل يسار النافذة، والذي يعرض اسمه نوعَ العمليةِ التي ولّدت هذا القيد ورقم بطاقتها أو سِجلّها.
ملاحظة: نافذة "القيود" لا تسمح بإضافةِ قيودٍ جديدةٍ يدوياً، أو تعديلِ قيودٍ موجودة، وإنما تتيح فقط استعراضَ القيودِ المتولدةِ عن نوافذَ أخرى، حيث يتوجب الرجوعُ لنافذة العملية المصدر وتعديل محتوياتها التي تؤثر على القيد المحاسبي حتى يتعدل القيد المتولد.
2- مقبوضات
تُعتبر نافذة "مقبوضات" الوسيلة الافتراضية في Xtra Go لإجراء عمليات القبض المختلفة، فيمكن من خلالها عرضُ أو تعديل أو حذف قيود المقبوضات السابقة التي تمت من خلالها، أو إضافةُ قيودِ مقبوضاتٍ جديدة.
يمكن التنقل بين قيود المقبوضات، عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى قيد محدد عن طريق الضغط على رمز "البحث" في أعلى يسار النافذة، ثم البحثِ عن القيد المطلوب ضمن القائمة، والضغطِ عليه.
أيضاً يمكن كتابةُ رقمِ القيد المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" ثم الضغطُ على مفتاح Enter.
بالإمكانِ تعديلُ قيودِ المقبوضاتِ الموجودة مسبقاً عبر تعديلِ محتوياتها ثم الضغطِ على زر "حفظ".
لإضافة قيدِ مقبوضات جديد، يجب على الأقل تعبئة الحقول التالية في رأس النافذة:
- حقلُ رقم القيد: ويتم تعبئته تلقائياً بأول رقم متاح حسب التسلسل، كما يمكن تغييره لرقم آخر حسب الحاجة بشرط أن يكون هذا الرقم غيرَ مستخدمٍ سابقاً
- حقل تاريخ القيد: يتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، ويمكن تغييره حسب الحاجة.
- حقلُ الحساب: ويمثل حساب النقدية الذي ستُودعُ فيه المقبوضات، وهو افتراضياً حساب "الصندوق"، حيث يمكن تعديل الحساب الافتراضي من "إدارة القيود".
- حقل العملة: ويتم أيضاً تعبئته تلقائياً وفق الإعدادات الافتراضية في "إدارة القيود".
- حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في حقل العملة مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في نافذة "أسعار الصرف"، كما يمكن تغييره حسب الحاجة، علماً أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات يبقى 1 ولايمكن تغييره.
بالإضافة للحقول المطلوبة في رأس نافذة القيد، يجب تعبئة سطرٍ واحدٍ على الأقل في جدول المقبوضات للتمكن من إضافة وتخزين القيد، وهنا يجب إدخال المبلغ المقبوض في حقل "دائن"، وتحديدُ الحساب المقبوض منه في حقل الحساب.
كما يمكن إضافة ملاحظات على مستوى كل سطر.مع ملاحظة أنه يمكن تعديل عدد ونوع الحقول المعروضة في جدول المقبوضات حسب الحاجة، عبر نافذة "إدارة القيود".
يمكن ربط قيد المقبوضات بفاتورةٍ أو عدة فواتير، عبر الضغط على زر "اقتران"، ثم اختيار الفواتيرِ المطلوبُ ربطُها بهذا القيد، حيث يمكن البحث عن الفواتير بدلالة نمطها أو رقمها أو زبونها أو موردها أو غيرها من المعلومات..
بعد اختيار الفواتير المطلوبة والضغط على زر "موافق"، يظهر زر "توزيع القيمة" والذي يتيح توزيع المبلغ المقبوض بطريقة آلية على أسطر الفواتير المقترِنة، وذلك عبر الضغط عليه، ثم إدخال المبلغ المقبوض والضغط على "موافق"، فيتم إغلاق الفواتير حسب ترتيبها في الجدول، وما تبقى من المبلغ يعتبر دفعة من أول فاتورة مرتبطة تلي الفواتير التي تم إغلاقها. وهذا الأمر مفيدٌ في حال ربط الدفعة مع عدة فواتيرٍ لنفس الزبون مثلاً.
ملاحظة: يمكن عرض نوعِ ورقمِ الفاتورةِ المرتبطة بكل سطر، عبر عرض حقل "الفاتورة المصدر"، والذي يمكن تفعيله من نافذة "إدارة القيود".
يُولّدُ قيد المقبوضات افتراضياً قيداً أساسياً مرحّلاً تلقائياً، ويمكن جعل القيد غيرَ مرحلٍ -أي لا يؤثر على أرصدة الحسابات- عبر الضغط على زر "مرحل" لعكس حالته، ثم الضغط على زر "حفظ" لتخزين التغييرات.
لعرض القيد الأساسيِّ المتولد تلقائياً عن قيد المقبوضات، يعرض Xtra Go بعد حفظ قيد المقبوضات زراً يحمل اسم "قيد" وبجانبه رقم القيد الأساسي المتولد، والذي يؤدي الضغط عليه إلى عرض هذا القيد مباشرةً.
يمكن طباعة قيد المقبوضات عبر الضغط على زر "طباعة" وفق نموذج الطباعة الافتراضي، كما يمكن الاختيار من بين نماذج الطباعة الأخرى التي يُعرّفها المستخدم عبر إدارة القيود.
يمكن أيضاً إرفاق صورة عن مستندٍ ثبوتي خاص بهذا القيد، عن طريق الضغط على زر "المرفق" ثم إضافة الصورة المطلوبة، مع الانتباه إلى أن الحد الأعلى للحجم المسموح للصورة المرفقة بكل قيد هو واحد ميجابايت.
ملاحظة: يمكن تعديل الكثير من الإعدادات الافتراضية لنافذة "مقبوضات" عن طريق نافذة "إدارة القيود".
3- مدفوعات
تُعتبر نافذة "مدفوعات" الوسيلة الافتراضية في Xtra Go لإجراء عمليات الدفع المختلفة، فيمكن من خلالها عرضُ أو تعديل أو حذف قيود المدفوعات السابقة التي تمت من خلالها، أو إضافةُ قيودِ مدفوعاتٍ جديدة.
يمكن التنقل بين قيود المدفوعات، عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى قيد محدد عن طريق الضغط على رمز "البحث" في أعلى يسار النافذة، ثم البحثِ عن القيد المطلوب ضمن القائمة، والضغطِ عليه.
أيضاً يمكن كتابةُ رقمِ القيد المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" مباشرةً ثم الضغطُ على مفتاح Enter.
بالإمكانِ تعديلُ قيودِ المدفوعات الموجودة مسبقاً عبر تعديلِ محتوياتها ثم الضغطِ على زر "حفظ".
لإضافة قيدِ مدفوعات جديد، يجب على الأقل تعبئة الحقول التالية في رأس النافذة:
- حقلُ رقم القيد: ويتم تعبئته تلقائياً بأول رقمٍ متاحٍ حسب التسلسل، كما يمكن تغييره لرقم آخر حسب الحاجة بشرط أن يكون هذا الرقم غيرَ مستخدمٍ سابقاً
- حقل تاريخ القيد: يتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، ويمكن تغييره حسب الحاجة.
- حقلُ الحساب: ويمثل حساب النقدية الذي ستُدفعُ منه المدفوعات، وهو افتراضياً حساب "الصندوق"، حيث يمكن تعديل الحساب الافتراضي من "إدارة القيود".
- حقل العملة: ويتم أيضاً تعبئته تلقائياً وفق الإعدادات الافتراضية في "إدارة القيود".
حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في حقل العملة مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في نافذة "أسعار الصرف"، كما يمكن تغييره حسب الحاجة، علماً أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات يبقى 1 ولايمكن تغييره.
بالإمكان أيضاً عبر "إدارة القيود" جعلُ أي حقل من حقول الرأس الأخرى حقولاً إلزاميةً، أو تعيينُ قيمٍ افتراضيةٍ لبعضها، أو جعلُها للقراءة فقط، أو إخفاؤُها.
بالإضافة للحقول المطلوبة في رأس نافذة القيد، يجب تعبئة سطرٍ واحدٍ على الأقل في جدول المدفوعات للتمكن من إضافة وتخزين القيد، وهنا يجب إدخال المبلغ المدفوع في حقل "مدين"، وتحديدُ الحساب المدفوع له في حقل الحساب.
كما يمكن إضافة ملاحظات على مستوى كل سطر.
مع ملاحظة أنه يمكن تعديل عدد ونوع الحقول المعروضة في جدول المدفوعات حسب الحاجة، عبر نافذة "إدارة القيود".
يمكن ربط قيد المدفوعات بفاتورةٍ أو عدة فواتير، عبر الضغط على زر "اقتران"، ثم اختيار الفواتيرِ المطلوبُ ربطُها بهذا القيد، حيث يمكن البحث عن الفواتير بدلالة نمطها أو رقمها أو زبونها أو موردها أو غيرها من المعلومات..
بعد اختيار الفواتير المطلوبة والضغط على زر "موافق"، يظهر زر "توزيع القيمة" والذي يتيح توزيع المبلغ المدفوع بطريقة آلية على أسطر الفواتير المقترنة، وذلك عبر الضغط عليه، ثم إدخال المبلغ المدفوع والضغط على "موافق"، فيتم إغلاق الفواتير حسب ترتيبها بالجدول، وما تبقى من المبلغ يعتبر دفعة من أول فاتورة مرتبطة تلي الفواتير التي تم إغلاقها. وهذا الأمر مفيدٌ في حال ربط الدفعة مع عدة فواتيرٍ لنفس المورد مثلاً.
ملاحظة: يمكن عرض نوعِ ورقمِ الفاتورةِ المرتبطة بكل سطر، عبر عرض حقل "الفاتورة المصدر"، والذي يمكن تفعيله من نافذة "إدارة القيود".
يُولّدُ قيد المدفوعات افتراضياً قيداً أساسياً مرحّلاً تلقائياً، ويمكن جعل القيد غيرَ مرحلٍ -أي لا يؤثر على أرصدة الحسابات- عبر الضغط على زر "مرحل" لعكس حالته، ثم الضغط على زر "حفظ" لتخزين التغييرات.
لعرض القيد الأساسيِّ المتولد تلقائياً عن قيد المدفوعات، يعرض Xtra Go بعد حفظ قيد المدفوعات زراً يحمل اسم "قيد" وبجانبه رقم القيد الأساسي المتولد، والذي يؤدي الضغط عليه إلى عرض هذا القيد مباشرةً.
يمكن طباعة قيد المدفوعات عبر الضغط على زر "طباعة" وفق نموذج الطباعة الافتراضي، كما يمكن الاختيار من بين نماذج الطباعة الأخرى التي يُعرّفها المستخدم عبر "إدارة القيود".
يمكن أيضاً إرفاق صورة عن مستندٍ ثبوتي خاص بهذا القيد، عن طريق الضغط على زر "المرفق" ثم إضافة الصورة المطلوبة، مع الانتباه إلى أن الحد الأعلى للحجم المسموح للصورة المرفقة بكل قيد هو واحد ميجابايت.
ملاحظة: يمكن تعديل الكثير من الإعدادات الافتراضية لنافذة "مدفوعات" عن طريق نافذة "إدارة القيود".
4- اليومية
تختلف نافذة اليومية عن نافذة المقبوضات والمدفوعات ، بكونها تصلح لتسجيل المقبوضات والمدفوعات مباشرةً في نفس الجدول، لتحاكي بذلك دفتر يومية الصندوق الورقي التقليدي..
حيث تُسَجَّل المبالغ المدفوعة تحت عمود "مدين"، والمبالغ المقبوضة تحت عمود "دائن".
ويظهر في رأس النافذة في الأعلى الحسابُ المقابل لكل سطر، أي الحساب الذي قبض المبلغ أو دفعه، وهو افتراضياً حساب الصندوق.
يمكن عبر نافذة قيود اليومية عرضُ أو تعديلُ أو حذفُ قيودِ اليومية السابقة التي تمت من خلال هذه النافذة، أو إضافةُ قيودِ يوميةٍ جديدة.
يمكن التنقل بين قيود اليومية، عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى قيد محدد عن طريق الضغط على رمز "البحث" في أعلى يسار النافذة، ثم البحثِ عن القيد المطلوب ضمن القائمة، والضغطِ عليه.
أيضاً يمكن كتابةُ رقمِ القيد المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" مباشرةً ثم الضغطُ على مفتاح Enter.
بالإمكانِ تعديلُ قيودِ اليوميةِ الموجودةِ مسبقاً عبر تعديلِ محتوياتها ثم الضغطِ على زر "حفظ".
لإضافة قيدِ يوميةٍ جديد، يجب على الأقل تعبئة الحقول التالية في رأس النافذة:
- حقلُ رقم القيد: ويتم تعبئته تلقائياً بأول رقمٍ متاحٍ حسب التسلسل، كما يمكن تغييره لرقم آخر حسب الحاجة بشرط أن يكون هذا الرقم غيرَ مستخدمٍ سابقاً
- حقل تاريخ القيد: يتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، ويمكن تغييره حسب الحاجة.
- حقلُ الحساب: ويمثل الحساب الذي ستُدفعُ أو تقبض منه المبالغُ المذكورةُ في جدول اليومية، وهو افتراضياً حساب "الصندوق"، حيث يمكن تعديل الحساب الافتراضي من "إدارة القيود".
- حقل العملة: ويتم أيضاً تعبئته تلقائياً وفق الإعدادات الافتراضية في "إدارة القيود".
- حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في حقل العملة مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في نافذة "أسعار الصرف"، كما يمكن تغييره حسب الحاجة، علماً أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات يبقى 1 ولايمكن تغييره.
بالإمكان أيضاً عبر "إدارة القيود" جعلُ أي حقل من حقول الرأس الأخرى حقولاً إلزاميةً، أو تعيينُ قيمٍ افتراضيةٍ لبعضها، أو جعلُها للقراءة فقط، أو إخفاؤُها.
بالإضافة للحقول المطلوبة في رأس النافذة، يجب تعبئة سطرٍ واحدٍ على الأقل في جدول اليومية للتمكن من إضافة وتخزين القيد، وهنا يجب في حالة الدفع إدخال المبلغ المدفوع في حقل "مدين"، وفي حالة القبض يجب إدخال المبلغ المقبوض في حقل "دائن"، ثم يَلزَمُ تحديدُ الحساب المدفوع له أو المقبوض منه في حقل الحساب.
علماً أنه لا يمكن تعبئة الحقلين المدينِ والدائنِ معاً في نفس السطر.
كما يمكن إضافة ملاحظاتٍ في عمود الملاحظات على مستوى كل سطر.
مع ملاحظة أنه يمكن تعديل عدد ونوع الحقول المعروضة في جدول قيد اليومية عند الحاجة عبر نافذة "إدارة القيود".
يظهر في تذييل النافذة: مجموعُ المبالغِ المدينة والدائنة في الجدول، والفرق بينهما.
ملاحظة: بخلاف قيود المقبوضات والمدفوعات لا يمكن ربط قيود اليومية بالفواتير..
يُولّدُ قيد اليومية افتراضياً قيداً أساسياً مرحّلاً تلقائياً، ويمكن جعل القيد غيرَ مرحلٍ -أي لا يؤثر على أرصدة الحسابات- عبر الضغطِ على زر "مرحل" لعكس حالته، ثم الضغطِ على زر "حفظ" لتخزين التغييرات.
لعرض القيد الأساسيِّ المتولد تلقائياً عن قيد اليومية، يعرض Xtra Go بعد حفظ قيد اليومية زراً يحمل اسم "قيد" وبجانبه رقم القيد الأساسي المتولِّد، والذي يؤدي الضغط عليه إلى عرض هذا القيد مباشرةً.
يمكن طباعة قيد اليومية عبر الضغط على زر "طباعة" وفق نموذج الطباعة الافتراضي، كما يمكن الاختيار من بين نماذج الطباعة الأخرى التي يُعرّفها المستخدِم عبر "إدارة القيود".
يمكن أيضاً إرفاق صورة عن مستندٍ ثبوتي خاص بهذه اليومية، عن طريق الضغط على زر "المرفق" ثم إضافة الصورة المطلوبة، مع الانتباه إلى أن الحد الأعلى للحجم المسموح للصورة المرفقة بكل قيد يومية هو واحد ميجابايت.
ملاحظة: يمكن تعديل الكثير من الإعدادات الافتراضية لنافذة "اليومية" عن طريق نافذة "إدارة القيود".
5- قيد افتتاحي
يُستخدمُ القيد الافتتاحي لإثبات الأرصدة الافتتاحية للحسابات عند تأسيس ملف البيانات، أو عند تدوير الأرصدة من فترةٍ ماليةٍ سابقة إلى فترة مالية جديدة.
تُعتبرُ نافذة القيد الافتتاحي الوسيلةَ الافتراضيةَ في Xtra Go لإضافة قيود افتتاحية جديدة، كما يمكن عرضُ أو تعديلُ أو حذفُ القيودِ الافتتاحية التي أُنشأت من خلالها.
يكفي عادة إنشاء قيدٍ افتتاحي واحد شاملٍ في الفترة المالية، لكن يمكن إنشاء عدة قيود افتتاحية متكاملة فيما بينها إن دعت الحاجة لذلك.
يمكن التنقل بين القيود الافتتاحية عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى قيدٍ محدد عن طريق الضغط على رمز "البحث" في أعلى اليسار، ثم البحث عن القيد المطلوب ضمن القائمة، ثم الضغط عليه.
أيضاً يمكن كتابة رقمِ القيد المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" مباشرةً ثم الضغط على مفتاح Enter.
يمكن تعديل القيود الافتتاحية الموجودة مسبقاً عبر تغيير محتوياتها ثم الضغط على زر "حفظ".
لإضافة قيدٍ افتتاحيٍّ جديد، يجب على الأقل تعبئة الحقول التالية في رأس النافذة:
- حقلُ رقم القيد: وتتم تعبئته تلقائياً بأول رقمٍ متاحٍ حسب التسلسل، كما يمكن تغييره لرقم آخر حسب الحاجة بشرط أن يكون هذا الرقم غيرَ مستخدمٍ سابقاً.
- حقل تاريخ القيد: تتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، ويمكن تغييره حسب الحاجة
- حقل العملة: وتتم أيضاً تعبئته تلقائياً وفق الإعدادات الافتراضية في "إدارة القيود".
- حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في حقل العملة مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في نافذة "أسعار الصرف"، كما يمكن تغييره حسب الحاجة، علماً أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات يبقى 1 ولايمكن تغييره.
بالإضافة للحقول المطلوبة في رأس النافذة، يجب على الأقل تعبئة سطرين متوازنين في جدول القيد، كل سطرٍ يخصُّ حساباً، حيث يتم إدخالُ الرصيد الافتتاحي للحساب حسب نوع هذا الرصيد، إما في حقل "مدين" أو في حقل "دائن"، ثم يجب تحديد الحساب. كما يمكن إضافة ملاحظات على مستوى السطر عند الحاجة. أيضاً يجب أن يكونَ القيدُ متوزاناً، أي أنّ مجموع الأرصدة المدينة في جدول القيد يساوي مجموع الأرصدة الدائنة، وإلا فلن يَتم حفظُه.
مع ملاحظة أنه يمكن تعديل عدد ونوع الحقول المعروضة في جدول القيد الافتتاحي حسب الحاجة، عبر نافذة "إدارة القيود".
يمكن الاستفادة من حقل "الفرق" في تذييل النافذة لمعرفة قيمة الفرق بين مجموع الأرصدة المدينة والأرصدة الدائنة، كما يمكن استخدام اختصار مفتاح Ctrl مع مفتاح + (زائد)
لإدراج قيمة الفرق مباشرة في السطر الذي نقف عنده في جدول القيد.
يولدُ القيدُ الافتتاحي افتراضياً، قيداً أساسياً مرحّلاً، ويمكن جعل القيدِ غير مرحلٍ -أي لا يؤثر على أرصدة الحسابات- عبر الضغط على زر "مرحل" لعكس مفعوله، ثم الضغط على زر "حفظ" لتخزين التغييرات.
لعرض القيد الأساسي المتولد تلقائياً عن القيد الافتتاحي، يعرض Xtra Go بعد الحفظ زراً يحمل اسم "قيد" وبجانبه رقم القيد الأساسي المتولد، والذي يؤدي الضغط عليه إلى عرض هذا القيد مباشرة.
يمكن طباعة القيد الافتتاحي عبر الضغط على زر "طباعة" وفق نموذج الطباعة الافتراضي، كما يمكن الاختيار من بين نماذج الطباعة الأخرى التي يُعرّفها المستخدم عبر "إدارة القيود".
ملاحظة: يمكن تعديل الخيارات والحقول الافتراضية التي تخص نافذة "القيد الافتتاحي" عن طريق "إدارة القيود".
6- إدارة القيود
تُستخدم نافذة "إدارة القيود" لعرض أو تعديل أو حذف أنماط أو أنواع القيود الموجودة مسبقاً، أو إضافة أنماط قيودٍ جديدة.
يوجد افتراضياً في Xtra Go أربعةُ أنماط معدةٌ مسبقاً من القيود، وهي:
- مقبوضات
- مدفوعات
- يومية
- قيدٌ افتتاحي
لإضافة نمط قيدٍ جديد، نضغط على زر "جديد"، ثم ندخل اسماً للنمط في حقل "اسم القيد"، ثم نضبط الخيارات المختلفة..
كما يمكن استنساخ نمط قيدٍ موجودٍ بكامل خياراته عبر الضغط على السهم الموجودِ بجانب زر "جديد" ثم الضغط على خيار "نسخ إلى جديد"، حيث يوفر هذا الخيار عناءَ إعادة ضبط جميع خيارات القيد للأنماط المتشابهة في الوظيفة، حيث يكفي فقط ضبطُ الخيارات المختلفة في النسخة الجديدة من نمط القيد، وإعطاؤُه اسماً جديداً.
في تبويب "عام": يمكن إدخال اسم نمط القيد باللغة الثانوية المستخدمة في ملف البيانات، ضمن حقل "الاسم الثانوي".
ثم يجب اختيار نمط البطاقة، حيث يوجد خيارين: "عادية" أو "قيد".
فخيارُ "عادية" يستخدم عند الرغبة بإنشاء بطاقةٍ من نوع "مقبوضات" أو "مدفوعات" أو "يومية"، حيث يمكن اختيار هذه الأنواع من قائمة "نوع البطاقة"
أما خيار "قيد" فيتيح إنشاء نمطِ قيدٍ يُولّد قيداً محاسبياً تقليدياً وفق قاعدة القيد المزدوج.
وهي على نوعين: الأول "عام" للاستخدامات العامة للقيود.
والثاني "قيد افتتاحي" يُستخدم لإثبات الأرصدة الافتتاحية في بداية الفترة المالية.
في تبويب "الترحيل والضريبة": يمكن تحديد ما إذا كان نمطُ القيد الجديد يولّد قيداً محاسبياً أساسياً أم لا، وما إذا كان القيد الأصل والقيد المتولِّد عنه سيُرحّلان إلى الحسابات أم لا.
بالإضافة لتحديد ما إذا كان هذا القيد يولّدُ ضريبةً بشكلٍ تلقائي أم لا، و عندها يجب تحديد حساب الضريبة، ونسبتُها.
في تبويب "الحقول": يمكن تحديد الحقول التي ستظهر في جدول القيد، لتمكين المستخدم من ضبط قيمها على مستوى كل سطر، حيث يمكن مثلاً إضافة حقل "العملة" و"سعر الصرف" و"مركز الكُلفة" وحقول الضريبة والتصنيفات وغيرها..
مع ملاحظة أنّ الحقول المتاحة تختلف حسب نوع بطاقة القيد.
بالانتقال لتبويب "حقول الرأس": يمكننا تعديل الحقول الظاهرة في رأس بطاقة القيد من ناحية الإظهار والإخفاء، أو جعلها مطلوبةً أي لايمكن إضافة القيد بدون ضبطها، أو جعلها محميةً للقراءة فقط.
كما يمكن تحديد القيم الافتراضية لبعض هذه الحقول، كتحديد العملة الافتراضية في حقل العملة.
في تبويب "خيارات": يمكن تفعيل أو إلغاء الخيارات المختلفة التي تخص نمط القيد، كخيارات اختصار القيد المتولِّد، وخيارات الطباعة التلقائية للقيد عند الإضافة والتعديل..
في تبويب "التصنيفات": يمكن تقييد مجال اختيار كل تصنيف من التصنيفات الخمسة المتاحة، والتي يمكن إظهارها كأعمدة في جدول القيد من تبويب الحقول، بحيث يتم حصر التصنيفات المتاحةِ للاختيار في كل عمود، من مجموعة تصنفياتٍ محددة.
بعد إضافة نمط القيد الجديد وحفظ خياراته، يظهر في تبويب "عام" زرُّ "إعدادات الطباعة"، وحقلٌ لتحديد نموذج الطباعة الافتراضي.
حيث يمكن عبر نافذة إعدادات الطباعة، إضافة نماذج طباعة مخصصة مرتبطة بنمط القيد الحالي، وتعديل خيارات نماذج الطباعة المضافة مسبقاً.
1- الفواتير في اكسترا جو
تُستخدم الفواتير في Xtra Go لإخراج وإدخال المواد أو المنتجات من وإلى المستودعات، مع ما يرافق ذلك من إجراءات.
يوفر Xtra Go عند الاشتراك بخطة جديدة، عشرة أنماطٍ أو أنواعٍ افتراضيةٍ من الفواتير، يمكن التعديل عليها، ويمكن أيضاً إضافةُ أنماطٍ جديدة حسب الحاجة. وهذه الأنماط الافتراضية هي:
- بضاعة أول المدة
- طلب مشتريات
- المشتريات
- مرتجع المشتريات
- عرض سعر
- طلب مبيعات
- المبيعات
- مرتجع المبيعات
- إدخال مستودعي
- إخراج مستودعي
سنركز في هذا الفيديو على الجانب المشترك بين كافة الأنماط، ثم سنستعرض ما يخص كلّ نمط في فيديو مستقل إن شاء الله.
يمكن عبر كل نافذة من نوافذ أنماط الفواتير السابقة استعراضُ وتعديلُ وحذفُ الفواتيرِ المضافةِ سابقاً من خلال نفس النمط، أو إضافةُ فواتيرَ جديدة.
يمكن التنقل بين فواتير كل نمط عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى فاتورة محددة عن طريق الضغطِ على رمز "البحث"، ثم البحثِ عن الفاتورة المطلوبة ضمن القائمة، والضغطِ عليها.
أيضاً يمكن كتابة رقم الفاتورة المطلوب الانتقالُ إليها في حقل "رقم الفاتورة" مباشرةً ثم الضغط على مفتاح Enter.
لتعديل الفواتير الموجودة مسبقاً، يجب أولاً الضغط على زر "تعديل" في أسفل النافذة لتُفتَح إمكانية التعديل في الفاتورة، حيث أنها تكون مفتوحة افتراضياً للقراءة فقط، ثم يمكن تعديل محتوياتها وحفظ التغييرات بالضغط على زر "حفظ".
لإضافة فاتورةٍ جديدة:
أولاً: يلزم بشكل افتراضي تعبئة سبعة حقولٍ على الأقل في رأس الفاتورة لجميع أنماط الفواتير الافتراضية عدا بضاعة أول المدة حيث تحتاج لتعبئة خمسة حقولٍ فقط، مع ملاحظة أنّ معظم الحقول المطلوبة تحوي قيماً افتراضيةً محددة مسبقاً، وهذه الحقول هي:
حقل رقم الفاتورة: وتتم تعبئة هذا الحقل تلقائياً بأول رقم متسلسل متاح، ويمكن تغييره برقمٍ آخر حسب الحاجة، شرط أن لا يكون مستخدماً من قبل في هذا النوع من الفواتير.
حقل المستودع: يحدد هذا الحقل المستودع الذي سيتم إخراج أو إدخال المواد أو المنتجات منه أو إليه، ويتم تحديد المستودع الافتراضي لكل نمط من خلال "إدارة الفواتير".
حقل تاريخ الفاتورة: ويتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، مع إمكانية تغييره عند الحاجة كتسجيل الفاتورة بتاريخ سابقٍ على سبيل المثال.
حقل الحساب: يحدد هذا الحقل الحسابَ الذي يمثل الجانبَ المدين من القيد الأساسي المتولد عن فواتير الإخراج كفواتير المبيعات مثلاً، أو الجانبَ الدائن من القيد عن فواتير الإدخال كفواتير المشتريات مثلاً، وهو افتراضياً حساب الصندوق في حال كانت طريقة الدفع نقداً، ويمكن تغيير الحساب الافتراضي لكل نمط من خلال "إدارة الفواتير" ، كما أنه يتغيرُ بتغيرِ طريقة الدفع المستخدمة.
حقل طريقة الدفع: يحدد هذا الحقل طريقة الدفع في الفاتورة، ويحوي ثلاثة خيارات:
-نقدي: ويعني أن قيمة المواد تم قبضها أو دفعها نقداً عبر الحساب المحدد في حقل الحساب السابق.
-آجل: ويُستخدم في الفواتير الآجلة التي يتم قبض أو دفع قيمها بتاريخٍ لاحق، ويلزم عند استخدام هذه الطريقة تحديدُ الزبون المشتري أو المورد البائع لهذه الفاتورة، والذي يؤدي تحديده إلى تحديد حسابه تلقائياً في حقل الحساب أيضاً.
-بطاقة مصرفية: تتيح هذه الطريقة قبض أو دفع قيمة الفاتورة عبر بطاقة مصرفية يتم تحديد نوعها من نافذة البحث التي تظهر مباشرة، أو عبر حقل "بطاقة مصرفية" والذي يظهر بعد اختيار هذه الطريقة للدفع.
ملاحظة: حقلا "الحساب" و"طريقة الدفع" غيرُ مُتاحان لنمط بضاعة أول المدة.
حقل العملة: لعرضه يجب الضغط على زر "عرض المزيد".
يحدد هذا الحقلُ العملة المستخدمة في تسعير الفاتورة، حيث يمكن ضبط العملة الافتراضية المستخدمة في كل نمط عبر "إدارة الفواتير".
حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في الحقل السابق مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في بطاقة "أسعار الصرف"، علماً أنه يمكن تغييرها على مستوى كل فاتورة حسب الحاجة، كما أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات، يبقى 1 ولايمكن تغييره.
يمكن بشكل اختياري تعبئة الحقول الأخرى كمركز الكُلفة والمشروع والفَرع، وحقول الملاحظات.
كما نلاحظ أنه عندما نختار طريقة الدفع "آجل" أو "بطاقة مصرفية" يظهر حقل "الدفعةِ الأولى"، والذي يتيح إثبات دفعة نقديةٍ أولى على حساب هذه الفاتورة، ففي الفواتير التي نوع حركتها "خارج" كالمبيعات: يكون حساب الزبون مديناً بقيمة المبلغ المتبقي في حالة الدفع الآجل، أما في حالة اختيار البطاقة المصرفية كطريقة دفع فيتم قبض المبلغ المسجل في الدفعة الأولى كمبلغٍ نقدي وقبض المبلغ المتبقي عبر البطاقة المصرفية.
وبشكل مشابه في الفواتير التي نوع حركتها "داخل" كالمشتريات: يكون حساب المورد دائناً بقيمة المبلغ المتبقي في حالة الدفع الآجل، أما في حالة اختيار البطاقة المصرفية كطريقة دفع فيتم دفع المبلغ المسجل في الدفعة الأولى كمبلغٍ نقدي ودفع المبلغ المتبقي عبر البطاقة المصرفية.
ثانياً: يجب تعبئة سطرٍ واحدٍ على الأقل في جدول المواد أو المنتجات للتمكن من إضافة وحفظ الفاتورة، حيث يمكن إضافة المواد بسهولة عبر البحث عنها في حقل المادة بكتابة رمز بطاقتها، أو إدخال رمز الباركود الخاص بها يدوياً أو عبر جهاز قارئ الباركود، أو كتابة جزء من أي كلمة في اسمها، أو عدة أجزاء من عدة كلمات من اسمها مع الفصل بينها بفراغات.
ثم يجب تحديدُ كمية هذه المادة، ووحدةِ الكمية المستخدمة، والسعرِ الإفرادي للوحدة، والذي يعرض افتراضياً السعر المحدد لكل نمط من أنماط الفواتير في حقل "طبيعة التسعير" في تبويب "عام" من "إدارة الفواتير".
يمكن بشكل اختياري تعبئة باقي حقول الجدول حسب الحاجة، كإدخال نسبة الحسم أو قيمته على مستوى كل سطر، كما يمكن تغيير عدد ونوع الحقول المعروضة في جدول المواد لكل نمط عبر تبويب "الحقول" في "إدارة الفواتير".
في حال كانت المواد أو المنتجات ذات أرقام تسلسلية، فنحن بحاجة لإظهار حقل الأرقام التسلسلية في أنماط الإدخال والإخراج. ثم يمكن إدخال الأرقام التسلسلية عن طريق تحديد هذا الحقل في سطر المادة التي تستخدم أرقاماً تسلسلية، ثم الضغط على مفتاح F3، فتظهر نافذة تتيح إدخال أرقام تسلسلية على قدر كمية هذه المادة المحددة في حقل الكمية في نفس السطر الذي نقف عنده. كما تسمح هذه النافذة بتعبئة الأرقام التسلسلية تلقائياً بدءاً من رقمٍ محدد.
تتيح جميع أنماط الفواتير إثباتَ العديدِ من الحسمياتِ أو الإضافاتِ المرتبطة بالفاتورة عبر جدولِ "الحسمياتِ والإضافات"، كإثبات إضافةِ مصاريف نقل المبيعات أو المشتريات، أو إثبات حسمياتٍ خاصةٍ للزبون مثلاً.. حيث يمكن تحديدُ حسابِ الإضافة أو الحسم في حقل "الحساب"، ثم إدخالُ المبلغ حسب نوعه إمّا كحسمٍ أو كإضافةٍ على الفاتورة، ثم إدخال الوصف المناسب في حقل البيان.
كما يمكن في حقلِ "الحسابِ المقابلِ" تحديدُ حسابٍ مختلفٍ عن الحساب المحدد في رأس النافذة، ليقابل حسابَ الإضافةِ أو الحسمِ في القيد المتولدِ عن هذه الفاتورة.
وأيضاً يمكن ضبطُ قيمِ الحقول الأخرى حسب الحاجة..
ملاحظة: يوجد في معظم أنماط الفواتير كالمبيعات مثلاً، حقلي الحسم ونسبة الحسم في أسفل الفاتورة، يتيح هذين الحقلين إضافةَ حسمٍ سريعٍ على الفاتورة إما كقيمةٍ أو كنسبةْ، فيتم مباشرةً إدراجُ سطرٍ يمثل هذا الحسم في جدول الحسميات والإضافات باستخدام حساب الحسميات الافتراضي المحدد لكل نمط في إدارة الفواتير.
تتيحُ الفواتير إرفاقَ صورةٍ لمستندٍ متعلقٍ بالفاتورةِ عبر الضغط على زر "المرفق"، حيث يمكن إرفاقُ مِلَفّ صورةٍ أو مستند PDF.
كما يمكن طباعة الفواتير وفق نموذج الطباعة الافتراضي الخاص بكل نمط، عبر الضغط على زر "طباعة"، ويمكن أيضاً الاختيار من بين نماذج الطباعة الأخرى التي يُعرّفها المستخدم لكل نمط عبر "إدارة الفواتير".
يظهر في تذييل الفاتورة، أرقامٌ إجمالية، توضح إجمالي قيمة الفاتورةِ قبل الحسم والإضافة والضريبة، وإجماليَّ الحسم، وإجماليَّ الإضافة، وإجماليَّ الضريبة، والمجموع النهائي للفاتورة بالعملة المحددة في رأسها.
يمكن تعديل الأسعار الظاهرة في جدول المواد بشكل جماعي، عبر الضغط على زر "العمليات" في شريط عنوان الفاتورة ثم على "تعديل الأسعار"، ثم الضغط على السعر المطلوب، حيث تظهر في القائمةِ الأسعارُ الموجودة في بطاقة المادة، بالإضافة إلى أسعار الكلفة المحسوبة (وسطي الكلفة، وآخر سعر شراء، ووسطي الكلفة المرجح).
كما يمكن معرفة ربح الفاتورة في حال كانت من فواتير الإخراج كفواتير المبيعات، عن طريق الضغط على زر"العمليات" في الأعلى ثم على "ربح الفاتورة"، فيظهر جدولٌ يوضح تكلفة وربح كل سطر في الفاتورة، بالإضافة إلى إجمالي التكلفة وربح الفاتورة ونِسَب الربح في الأسفل.
علماً أنه يلزم لتعملَ هذه الميزة، ضبطُ طريقة حساب الكلفة الافتراضية في ملف البيانات، عبر نافذة "الإعدادات" من قائمة "أدوات".
أما في الفواتير التي نوع حركتها "داخل" كفواتير المشتريات، فيمكن بسهولة معرفة فروقات الأسعار في جدول المواد عن سعر الكلفة الافتراضية المحدد في ملف البيانات، عن طريق الضغط على زر "العمليات" في الأعلى ثم على "فروقات التسعير"، فيظهر جدولٌ يوضح سعر التكلفة لكل سطر في الفاتورة، والفرق بين سعر المواد المكتوب في الجدول وسعر الكلفة الافتراضية، بالإضافة إلى إجماليِّ الكلفة والفرق ونِسَبِهِ في الأسفل.
علماً أنه يلزم لتعمل هذه الميزة أيضاً، ضبطُ طريقة حساب الكلفة الافتراضية في ملف البيانات، عبر نافذة "الإعدادات" من قائمة "أدوات".
يوفر Xtra Go آليةَ ارتباطٍ بين الفواتير، تتيح اقتران أنماط الفواتير المرتبطة ببعضها البعض، حيث يمكن استنساخ محتويات الفاتورة الأصل مباشرة إلى الفاتورة المقترِنَة بسهولة، كما تتم حماية الفواتير الأصل المرتبطة بفواتيرَ أخرى من الحذف.
عند إنشاء ملف بيانات جديد في Xtra Go يكون نمطُ "طلب مبيعات" في إدارة الفواتير مضبوطاً افتراضياً على الاقتران بنمط "عرض سعر"، ونمطُ "المبيعات" بنمط "طلب المبيعات"، ونمطُ "مرتجع المبيعات" بنمط "المبيعات". وبشكل مشابه يكون نمط "المشتريات" مضبوطاً افتراضياً على الاقتران بنمط "طلب مشتريات"، ونمطُ "مرتجع المشتريات" بنمط "المشتريات".
ملاحظة: يمكن تعديل الخيارات والحقول الافتراضية التي تخص كل نمط من أنماط الفواتير، وإضافة أنماطٍ جديدة عن طريق "إدارة الفواتير".