1- دليل الحسابات

تمثل الحسابات، العنصر الأساسي في المحاسبة المالية، حيث يمكن من خلالها ترجمة كافة أنشطة وعمليات المنشأة إلى بيانات محاسبية..
تُستخدم نافذة دليل الحسابات، لاستعراضِ وتعديل الحسابات المعرّفة مسبقاً، أو تعريفِ حسابات جديدة.

يتم تحديد نوع دليل الحسابات المعرّف مسبقاً، أثناء إنشاء حسابك على منصة Xtra Go، حيث يمكن اختيار دليل حساباتٍ مخصصٍ لبلد معين، أو اختيارُ دليل حساباتٍ عامٍّ مبسطٍ كما هو الحال في المثال الذي أمامنا.

يتألف دليل الحسابات المبسط، من سبعة حساباتٍ رئيسية هي: "الموجودات" و"المطاليب" ويمثلان الحسابات الدائمة التي تظهر أرصدتها في الميزانية الختامية، و"صافي مشتريات" و"صافي مبيعات" و"البضاعة" وهي تمثل الحسابات المؤقتة التي تُقفَلُ أرصدتها في نهاية الفترة المالية في حساب "المتاجرة".
وحساباتِ "المصاريف" و"الإيرادات" وهي تمثل الحساباتِ المؤقتة التي تُقفَلُ أرصدتها عند نهاية الفترة المالية في حساب "الأرباح والخسائر".

يمكن الوصول إلى الحسابات الموجودة مسبقاً عبر الضغط عليها في شجرة دليل الحسابات، كما يمكن التنقل بين الحسابات عبر أسهم التنقل، ويمكن أيضاً البحث عن حسابٍ محدد عن طريق كتابة جزء من اسمه في حقل البحث.

لإضافة حسابٍ رئيسيٍ جديد غير متفرع عن حساب آخر، يلزم إدخال "رمز بطاقة الحساب"، و"اسم الحساب"، وتحديد "الحساب الختامي" المناسب له.

أما في حال الرغبة بإضافة حسابٍ فرعيٍّ جديد، فيَلزم تحديدُ الحساب الرئيسي الذي سيتفرع عنه هذا الحساب، والذي بدوره سيحدد الحساب الختامي المناسب، وسيقترح أول رقمٍ متاحٍ تحت الحساب الرئيسي الذي تم اختياره كرمز بطاقةٍ للحساب الجديد، علماً أنه يمكن تغيير هذا الرمز حسب الرغبة.

كما يمكن أيضاً اختيار الحساب الرئيسي من شجرة دليل الحسابات أولاً، ثم الضغط على زر "إضافة بطاقة فرعية" في الأعلى. وسيحدد بشكل مشابه الحساب الختامي ورمز البطاقة المناسبين تلقائياً.

وأخيراً يجب إدخال اسم الحساب الجديد في حقل "اسم الحساب".

كما يمكن إدخال بعض المعلومات الاختيارية، كاسم الحساب بلغة ثانية في حقل "الاسم الثانوي"، والعُملة الافتراضية للحساب، والمشروع الافتراضي الذي يتبع له، والفرع الافتراضي، ومركز الكُلفة الافتراضي..

ويمكن أيضاً إدخال الرمز الضريبي الذي يخص هذا الحساب في حال وجوده، والحد الأعلى للرصيد الدائن والرصيد المدين، وأي ملاحظات تخص هذا الحساب..

كما توجد إمكانية لإرفاق صورة ببطاقة الحساب.
يمكن عرض تقرير "دفتر الاستاذ" للحساب المفتوح مباشرةً عبر الضغط على زر "دفتر الاستاذ" في الأعلى، كما يمكن تصدير معلومات كافة بطاقات الحسابات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".

ملاحظة: في حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات الحسابات من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".

2- دليل الزبائن والموردين

تُستخدم نافذة دليل الزبائن والموردين، لاستعراضِ وتعديل بطاقات الزبائن والموردين، أو تعريفِ بطاقاتٍ جديدة.
ترتبط بطاقة كُلِّ زبون أو مورد ببطاقةِ حسابٍ مولدةٍ تلقائياً له، وبنفس اسمه ضمن دليل الحسابات.
تختلف بطاقة الزبون أو المورد عن بطاقة الحساب باحتوائها على معلومات إضافية كمعلوماتِ الاتصال والعنوان ورقمِ السجل التجاري والمعلوماتِ التي تخص الضريبة وغيرِها.
علماً أنّه لا يمكن إضافة الفواتير الآجلة دون تحديد زبونٍ أو مُورِّدٍ ضمن الفاتورة..

يمكن استعراض البطاقات الحالية عبر الضغط عليها في شجرة دليل الزبائن والموردين، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن زبون أو مُورِّدٍ عبر كتابة جزء من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.

يلزم كحد أدنى لإضافة بطاقة جديدة: تعبئةُ حقل "رمز البطاقة"، و"اسم الزبون أو المورد" والمجموعة التي ينتمي إليها.

حيث توجد مجموعتان معرفتان مسبقاً، هما مجموعة "الزبائن" ومجموعة "الموردين"، ويمكن تعديلُهما أو تعريف مجموعات جديدة عبر نافذة "دليل مجموعات الزبائن والموردين".
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم للزبون أو المورد بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن إدخال رمزه الضريبي، وتحديد الحد الأعلى المسموحِ لرصيده الدائن أو المدين.
وأيضاً يمكن تحديد المشروع والفرع ومركز الكُلفة الذين يَتْبَع لهم افتراضياً، حيث يتيح ضبطهم هنا، اختيارهم تلقائياً في الفواتير عند اختيار هذا الزبون أو المورد.
ويمكن تحديد ما إذا كان هذا الزبون أو المورد خاضعاً للضريبة أم لا، مع ملاحظة أنه يعتبر خاضعاً للضريبة بشكل افتراضي.

كما يمكن إرفاق صورة خاصة بهذه البطاقة.

بالانتقال إلى تبويب "إضافيّ"، نلاحظ أنه يمكن إدخال المزيد من المعلومات التي تخص الزبون أو المورد، كرقم سجله التجاري، وأرقام الاتصال الخاصة به، ومعلومات المدينة أو المنطقة، وتفاصيل العنوان الضريبي، وغيرها من المعلومات..
بعد إضافة بطاقة جديدة تتولدُ تلقائياً في دليل الحسابات بطاقةُ حسابٍ مرتبطةٌ بهذا الزبون أو المورد وبنفس اسمه وبياناته.
وبشكل مشابه، عند تعديل بيانات بطاقة الزبون أو المورد، تتعدل تلقائياً البيانات المشابهة في بطاقة الحساب المرتبطة ببطاقته.
علماً أنه لا يمكن إضافة حساباتٍ للزبائنِ أو الموردينَ مباشرةً من دليل الحسابات.

ملاحظة: يمكن تصدير معلومات كافة بطاقاتِ الزبائنِ والموردينَ كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".

وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات الزبائنِ والموردينَ من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".

3- دليل مجموعات الزبائن والموردين

تُستخدم نافذة دليل مجموعات الزبائن والموردين، لاستعراض وتعديل بطاقات مجموعات الزبائن والموردين الموجودة، أو تعريف بطاقاتٍ جديدة.

عند إنشاء قاعدة البيانات لأول مرة، يكون مُعرفٌ افتراضياً مجموعتان، هما مجموعة "الزبائن"، ومجموعة "الموردين"
حيث ترتبط مجموعة الزبائن بحساب الزبائن الافتراضي في دليل الحسابات المعرف مسبقاً، وترتبط مجموعة الموردين بحساب الموردين الافتراضي..
حيث يتيح هذا الربط إنشاء حسابات الزبائن والموردين تلقائياً في المكان المناسب ضمن دليل الحسابات بمجرد إضافة بطاقة الزبون أو المورد.

يلزم كحد أدنى لإضافة بطاقة مجموعةٍ جديدة، إدخالُ رمز بطاقة المجموعة، و"اسم المجموعة"، وتحديدُ "الحساب الرئيسي" المرتبط بهذه المجموعة في دليل الحسابات، والذي سيتم إنشاء حساباتٍ متفرعة عنه للزبائن أو الموردين المضافين تحت هذه المجموعة.

كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم المجموعة بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"،ويمكن تفريعُ المجموعة عن مجموعة أخرى عبر ضبط حقل "المجموعة الرئيسية" أو فتح بطاقة المجموعة الرئيسية أولاً ثم الضغط على زر "إضافة بطاقة فرعية" في الأعلى.


يمكن تصدير معلومات كافة بطاقات مجموعات الزبائن والموردين كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".

ملاحظة: في حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات مجموعات الزبائنِ والموردينَ من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".

4- دليل المواد

تُستخدم نافذة دليل المواد، لاستعراض وتعديل بطاقات المواد أو المنتجات الموجودة، أو تعريف بطاقات موادٍ جديدة.

يمكن استعراض البطاقات الحالية عبر الضغط عليها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن مادةٍ محددة عن طريق كتابة جزء من اسمها في حقل البحث.

لإضافة بطاقة مادة جديدة، يلزم تعبئةُ أربعة حقولٍ على الأقل، وهي:
"مجموعة المواد" التي تنتمي إليها هذه المادة، والتي يمكن تعريفها عن طريق نافذة "دليل مجموعات المواد"

و"اسم المادة"، ورمز بطاقة المادة، مع العلم أنه بمجرد اختيار مجموعة المواد، سيتم تلقائياً اقتراح رمز بطاقةٍ للمادة الجديدة، وهو أول رقمٍ متسلسلٍ متاحٍ ضمن المجموعة التي تم اختيارها، وبالطبع يمكن تعديله أو تركه كما هو..
وأخيراً من تبويب "وَحدات" يجب تعريف الوَحدة الأولى لهذه المادة، وهي معرفة بشكل افتراضي باسم "قطعة" ويمكن تغييرها حسب الحاجة.
ويمكن أيضاً تحديد نسبة ضريبة القيمة المضافة المفروضة على هذه المادة.
كما يتيح Xtra Go إصدار تنبيهات حول انخفاض أو ارتفاع كمية المادة عن حد معين، عبر ضبط حقلي "الحد الأعلى" و"الحد الأدنى" لهذه المادة،
كما يمكن تعيين هذه المادة "كمادة مستودعية" -وهو الخيار الافتراضي- أو كمادة خدمية..
ويمكن أيضاً تعبئة حقلي المواصفات والمصدر بالمعلومات المناسبة حسب الرغبة.
كما يتيح Xtra Go اختيار تصنيف أولٍ وتصنيفٍ ثانٍ لهذه المادة من التصنيفات المعرفة عبر نافذة "التصنيفات".

وبالإمكان أيضاً إضافة صورة لهذه المادة..
بالانتقال إلى تبويب "الوَحدات":
نلاحظ أن Xtra Go يتيح تعريف حتى أربعِ وَحدات قياس مختلفة للمادة الواحدة، ترتبط فيما بينها بعامل تحويل، والذي يحدد كم تساوي كميةُ كلِّ وَحدة قياساً على الوَحدة الأولى.

كما يدعم Xtra Go إدخال وإخراجَ المواد باستخدام رمز الباركود لتسهيل الفوترة، حيث يمكن تعريف رمز الباركود الخاص بكل وَحدة عبر إدخاله في حقل "الباركود" الموافق لها.

وأخيراً يمكن تعيين الوَحدة الافتراضية لهذه المادة، والتي سيتم اعتمادها افتراضياً أثناء إدخال هذه المادة في الفواتير.

ملاحظة: بشكل عام الوَحدة الأولى هي الوحدة الافتراضية، وتم تعريفها مسبقاً باسم "قِطعة"، لأنها مطلوبة عند إضافة مادة جديدة، وبالطبع يمكن تغييرها وتغيير الوحدة الافتراضية حسب الرغبة.

لننتقل الآن إلى تبويب "الأسعار"
نلاحظ أن Xtra Go يتيح تعريف أربعة أسعار مختلفة لكل وحدة، هي سعر المستهلك وسعر العميل وسعر الجُملة والكُلفة الافتراضية، ويجب الانتباه عند التسعير إلى اعتماد العملة الافتراضية في قاعدة البيانات.

ملاحظة: يمكن فتح تقرير حركة مادة للمادة المفتوحة مباشرة، عبر الضغط على زر "حركة مادة" في الأعلى، كما يمكن تصدير معلومات كافة بطاقات المواد كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات المواد من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".

5- دليل مجموعات المواد

تُستخدم مجموعات المواد لتنظيم المواد بشكل هرمي ضمن مجموعات.
يمكن عبر نافذة دليل مجموعات المواد، استعراضُ وتعديل مجموعات المواد الموجودة، أو تعريف مجموعات مواد جديدة.

كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم المجموعة بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن تفريعُ المجموعة عن مجموعة أخرى عبر ضبط حقل "المجموعة الرئيسية"، أو عبر تحديد المجموعة الرئيسية أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "إضافة بطاقة فرعية" في الأعلى.
ويمكن أيضاً إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذه المجموعة..

ملاحظة: عند اختيار مجموعة رئيسية يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل ضمن هذه المجموعة، مع إمكانية تغييره حسب الرغبة.

بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات مجموعات المواد كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات مجموعات المواد من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".

6- دليل الفروع

تُستخدم "الفروع" في Xtra Go كوسيلة لفصل وتصنيف مختلف أنواع الحركات المالية والمستودعية وفقاً لفَرع محدد من فروع المنشأة، بحيث يسهل استخراج التقارير التي تخص فرعاً محدداً بأي وقت.
يمكن عبر نافذة "دليل الفروع"، استعراضُ وتعديل بطاقات الفروع الموجودة، أو تعريفُ فروع جديدة.

يمكن استعراض بطاقات الفروع الحالية عبر الضغط عليها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة فرع محدد عن طريق كتابة جزء من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.

لإضافة فَرع جديد، يَلزم إدخال "رمز البطاقة" و"اسم الفرع" على الأقل.
ما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم الفرع بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن أيضاً تفريعُ هذا الفرع عن فرع آخر رئيسي، عبر ضبط حقل "الفرع الرئيسي"، أو عبر تحديد الفرع الرئيسي أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى.
ويمكن أيضاً إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذا الفرع، كما يمكن إرفاق صورة بهذه البطاقة.

ملاحظة: عند اختيار فَرع رئيسي يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل أسفل هذا الفرع، مع إمكانية تغييره حسب الرغبة.

بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات الفروع كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".

وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات الفروع من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".

7- دليل المشاريع

تُستخدم "المشاريع" في Xtra Go كوسيلة لفصل وتصنيف مختلف أنواع الحركات المالية والمستودعية وفقاً لمشروعٍ محدد من مشاريع المنشأة، بحيث يسهل استخراج التقارير التي تخص مشروعاً محدداً بأي وقت.
يمكن عبر نافذة "دليل المشاريع"، استعراضُ وتعديل بطاقات المشاريع الموجودة، أو تعريفُ مشاريعَ جديدة.

يمكن استعراض بطاقات المشاريع الحالية عبر الضغط عليها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة مشروعٍ محدد عن طريق كتابة جزءٍ من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.

لإضافة مشروعٍ جديد، يَلزم إدخال "رمز البطاقة" و"اسم المشروع" على الأقل.
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم المشروع بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن أيضاً تفريعُ هذا المشروع عن مشروعٍ آخر رئيسي، عبر ضبط حقل "المشروع الرئيسي"، أو عبر تحديد المشروع الرئيسي أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى.
ويمكن أيضاً إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذا المشروع، كما يمكن إرفاق صورة بهذه البطاقة.

ملاحظة: عند اختيار مشروعٍ رئيسي يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل أسفل هذا المشروع، مع إمكانية تغييره حسب الرغبة.

بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات المشاريع كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".

وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات المشاريع من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث".

8- دليل مراكز الكلفة

تُستخدم "مراكز الكُلفة" في Xtra Go كوسيلة لفصل وتصنيف مختلف أنواع الحركات المالية والمستودعية وفقاً لمركز كلفةٍ محدد من مراكز كلفة المنشأة، بحيث يسهل استخراج التقارير التي تخص مركز كلفةٍ محدد بأي وقت.
يمكن عبر نافذة "دليل مراكز الكُلفة"، استعراضُ وتعديل بطاقات مراكز الكُلفة الموجودة، أو تعريفُ مراكز كلفة جديدة.

يمكن استعراض بطاقات مراكز الكُلفة الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة مركز كلفة محدد عن طريق كتابة جزءٍ من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.

لإضافة مركز كلفة جديد، يَلزم إدخال "رمز البطاقة" و"اسم مركز الكلفة" على الأقل.
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم مركز الكُلفة بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن أيضاً تفريعُ هذا المركزِ عن مركزِ كلفةٍ آخر رئيسي، عبر ضبط حقل "مركز الكلفة الرئيسي"، أو عبر تحديد مركز الكلفة الرئيسي أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى.

ويمكن أيضاً إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذا المركز، كما يمكن إرفاق صورة بهذه البطاقة.

ملاحظة: عند اختيار مركز كلفة رئيسي يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل أسفل هذا المركز، مع إمكانية تغييره حسب الرغبة.

بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات مراكز الكُلفة كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير"
وفي حال الرغبة بإعادة تحميل جميع بطاقات مراكز الكُلفةِ من قاعدة البيانات يمكن الضغط على زر "تحديث"

9- دليل المستودعات

تُستخدم نافذة "دليل المستودعات" لاستعراضِ وتعديل بطاقات المستودعاتِ الموجودة، أو تعريفِ مستودعات جديدة.

يمكن استعراض بطاقات المستودعات الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة مستودع محدد عن طريق كتابة جزء من اسمه أو من رمز بطاقته في حقل البحث.

لإضافة مستودعٍ جديد، يَلزم إدخالُ "رمز البطاقة" و"اسم المستودع" على الأقل.

كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم المستودع بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"، ويمكن أيضاً تفريعُ هذا المستودع عن مستودعٍ آخر، عبر ضبط حقل "المستودع الرئيسي"، أو عبر تحديد المستودع الرئيسي أولاً في شجرة الدليل، ثم الضغط على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى.
كما يمكن إضافة بعض الملاحظات التي تخص هذا المستودع، ويمكن أيضاً إرفاق صورة بهذه البطاقة.

ملاحظة: عند اختيار مستودع رئيسي يتم اقتراح أول رمز بطاقةٍ متاحٍ ومتسلسل أسفل هذا المستودع، مع إمكانية تغييره حسب الحاجة.

بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات المستودعات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع بطاقات المستودعات من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث"

10- العملات

تُستخدم نافذة "العملات" لاستعراض وتعديل بطاقات العملات الموجودة، أو إضافة عملات جديدة.
يمكن استعراض بطاقات العملات الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة عملة محددة عن طريق كتابة جزء من اسمها أو من رمز بطاقتها في حقل البحث.

يَلزمُ لتعريف عملةٍ جديدة، ضبط جميع حقول هذه النافذة:
اسم العملة بلغتين، واسم جُزئها بلغتين، ورمز اختصارها، وكم جزءاً تساوي الواحدة من هذه العملة، وسعر صرفها نِسبةً للعملة الرئيسية لقاعدة البيانات الحالية، حيث يتم توليد "المكافئ" تلقائياً ويساوي مقلوبَ سعر الصرف.

ملاحظة: يمكن تصدير كافة معلومات بطاقات العملات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع بطاقات العملات من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث"

11- أسعار الصرف

تُستخدم نافذة "أسعار الصرف" لتعديل أسعار صرف العملات المُعرّفة، نسبةً إلى العملة الرئيسية في قاعدة البيانات، ونسبةً إلى بعضها البعض. وذلك في تاريخٍ محدد.

حيث يُستخدم حقل "سعر الصرف" لتعريف كم تساوي الواحدةُ من كلً عملةٍ، من العملةِ الرئيسيةِ الموجودةِ في السطر الأول من الجدول. وبمجرد إدخال سعر الصرف يتولد تلقائياً "المكافئ" والذي يمثل كم تساوي الواحدة من العملة الرئيسية من باقي العملات، وهو مقلوبُ سعرِ الصرف، علماً أن إدخال المكافئ يدوياً سيؤدي أيضاً إلى توليد سعر الصرف تلقائياً.

ونلاحظ أيضاً وجودَ حقلٍ إضافيٍ خاصٍّ بكل عملةٍ غيرِ العملة الرئيسية، وظيفته السماح بتعريفِ سعرِ صرفٍ خاصٍّ بهذه العملات مقابل بعضها البعض، حيث أنه بمجرد إدخال سعر صرف عملةٍ ما مقابلَ عملةٍ أخرى سيتولد تلقائياً سعر صرفِ العملةِ الأخرى مقابلَ هذه العملة.

وأخيراً يجب الضغط على زر "حفظ" في الأسفل لتخزين أسعار الصرف في التاريخ المحدد.

تُستخدمُ أيضاً نافذةُ أسعار الصرف، لاستعراض أسعار الصرف السابقة، عبر الضغط على زر "عرض الكل"، حيث يعرض قائمةً تحوي التواريخَ السابقةَ التي تم تعديل أسعار الصرف فيها، وعند النقر على تاريخ معين، يتم عرض أسعار الصرف في ذاك التاريخ.

ملاحظة: إن ضبط أسعار الصرف عبر هذه النافذة، يؤثر على سعر الصرف الافتراضي في كافة الفواتير والقيود، مع إمكانية تغييره بشكل يدوي عند اختيار العملة ضمن أي نافذة.

12- البطاقات المصرفية

تُستخدم البطاقات المصرفية في الفواتير كوسيلة من وسائل الدفع

تُستخدم البطاقات المصرفية في الفواتير كوسيلة من وسائل الدفع

يمكن استعراضُ معلوماتِ البطاقات الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقةٍ محددةٍ عن طريق كتابة جزء من اسمها في حقل البحث.

يَلزمُ لتعريف بطاقةٍ مصرفية جديدة، إدخالُ "اسمِ البطاقة"، وتحديدُ الحسابِ المصرفيِّ المرتبط بهذه البطاقة..

ويمكن بشكلٍ اختياري تحديدُ "نسبة العمولة" المترتبة على الدفعات التي تتم من خلال هذه البطاقة، حيث أن تركها فارغة سيجعل قيمتها الافتراضية صفر.
وفي حال استخدام البطاقة عبر نافذة نقطة البيع، يمكن عبر ضبط حقل "حساب الإغلاق لنقطة البيع" تحديدُ حسابٍ وسيطٍ لإثبات الحركات التي تمت عبر هذه البطاقة لإتاحة المجال لتدقيقها قبل ترحيلها إلى حساب المصرف.

ملاحظة: لكي يتِمَّ توليدُ قيدِ العمولات المصرفية المترتبة على استخدام البطاقة بشكل صحيح، يجب التأكدُ من ضبط حسابِ العمولة المصرفيةِ لأنماط الفواتير المستخدمة، عبر "إدارة الفواتير".

يمكن تصدير كافة معلومات البطاقات المصرفية المُعرّفة كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".

وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع البطاقات المصرفية من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث".

13- التصنيفات

تُستخدم "التصنيفات" في Xtra Go كوسيلةٍ لفصل وتصنيف مختلف أنواع الحركات المالية والمستودعية وفقاً لتصنيف محدد، بحيث يسهُل استخراج التقارير التي تخص أيّ تصنيفٍ في أي وقت.

تتيح نافذة "التصنيفات"، استعراضَ وتعديلَ بطاقات التصنيفات الموجودة، أو تعريفَ تصنيفاتٍ جديدة.

يمكن استعراضُ بطاقات التصنيفات الحالية عبر الضغط على أسمائها في شجرة الدليل، كما يمكن التنقل بينها عبر أسهم التنقل في الأعلى، ويمكن أيضاً البحث عن بطاقة تصنيفٍ محددة عن طريق كتابة جُزء من اسمها في حقل البحث.

لإضافة بطاقة تصنيف جديدة، يَلزمُ إدخالُ "اسم البطاقة" وتحديدُ "نوع التصنيف" على الأقل.
حيث يتم تعريف أنواع التصنيفات عبر نافذة "أنواع التصنيفات" والتي يمكن الوصول إليها من قائمة "البطاقات".".

كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم التصنيف بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي".

بالإمكان تصدير كافة معلومات بطاقات التصنيفات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".
وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع بطاقات التصنيفات من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث".

14- أنواع التصنيفات

تُستخدمُ "أنواع التصنيفات" كوسيلةٍ لترتيبِ التصنيفاتِ بشكل هرمي تحت أنواعِ تصنيفاتٍ رئيسية. حيث يعتبر حقلُ نوع التصنيف في نافذة التصنيفات التي مرت معنا سابقاً، من الحقول الإلزامية التي لا يمكن حفظ بطاقة التصنيف دون ضبطه.

يمكن عبر نافذة "أنواع التصنيفات"، استعراضُ وتعديل أنواع التصنيفات الموجودة، وتعريفُ أنواعٍ جديدة.

لتعريفِ نوعِ تصنيفٍ جديد: يَلزمُ فقط إدخال اسمه في حقل "اسم البطاقة".
كما يمكن بشكل اختياري تعريف اسم نوع التصنيف بلغة أخرى في حقل "الاسم الثانوي"،
ويمكن أيضاً تفريعُ نوع التصنيف عن نوع آخر رئيسي عبر ضبط حقل "نوع التصنيف"، أو عبر الضغطِ أولاً على نوع تصنيفٍ في شجرة الدليل، ثم الضغطِ على زر "بطاقة فرعية" في الأعلى، مع العلمِ أنَ Xtra Go يدعم التفريع لعددٍ غيرِ محدود من المستويات الفرعية.
أخيراً يمكن عبر حقل "ملاحظات" إضافةُ ملاحظاتٍ تخص هذا النوع.

ملاحظة: يمكن تصدير كافة معلومات بطاقات أنواع التصنيفات كملف إكسل، عبر الضغط على زر "تصدير".

وعند الحاجة لإعادة تحميل جميع بطاقات أنواع التصنيفات من قاعدة البيانات، يمكن الضغط على زر "تحديث".

1- نافذة القيود

تُستخدم نافذة "القيود" لعرض القيودِ المتولدةِ تلقائياً في Xtra Go، والتي تشمُل جميعَ القيود المحاسبية التي تولدها مختلف مكونات النظام، كالفواتير التي تولّد قيداً مثل فواتير المبيعات والمشتريات، وقيود المقبوضات والمدفوعات واليومية والقيد الافتتاحي، وغيرها، حيث يتم توليد القيود وفق قاعدة القيد المزدوج في المحاسبة، والتي تضمن توازن القيود وصِحةَ ترحيلِ العملياتِ المالية إلى دفتر الأستاذ وميزان المراجعة وغيرهم من التقارير المالية.
يعرُضُ جدول القيد قيم المبالغ المالية، وطبيعتها، والحسابات المتأثرة، والعملة المستخدمة، وسعر الصرف، وغيرها الكثير من المعلومات التفصيلية، حيث يتكون القيد الواحد من سطرين على الأقل، أحدهما يكون مديناً والآخرُ دائناً بما يتوافق مع قاعدة القيد المزدوج، كما لا يمكن أن يجتمع مبلغٌ مدينٌ ودائن في نفس السطر.

يظهرُ في تذييل النافذة، مجموعُ المبالغ المدينة والدائنة في جدول القيد، وهذان الرقمان متساويان دائماً في القيود بحسب قاعدة القيد المزدوج.

كما يظهر أيضاً في التذييل، حالةُ القيد، هل هو مرحلٌ أم غيرُ مرحلٍ إلى الحسابات.

ويمكن طباعة القيد عبر الضغط على زر "طباعة".

للتنقل بين سجلات القيود يمكن استخدام أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، أو عن طريق اختصارات لوحة المفاتيح بالضغط على مفتاح Ctrl مع سهم للأعلى للانتقال إلى سجل القيد السابق، أو Ctrl مع سهم للأسفل للانتقال إلى السجل التالي.
كما يمكن الانتقالُ إلى سجل قيدٍ محددٍ عن طريق الضغطِ على رمز"البحث"، ثم البحثِ عن سجل القيد المطلوب ضمن قائمة سجلات القيود، ثم الضغطِ عليه.
أيضاً يمكن كتابةُ رقمِ سجلِّ القيدِ المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" مباشرةً ثم الضغطُ على زر Enter.

لعرض العملية المصدر التي ولّدت هذا القيد، يمكن الضغط على الزر الموجود في أسفل يسار النافذة، والذي يعرض اسمه نوعَ العمليةِ التي ولّدت هذا القيد ورقم بطاقتها أو سِجلّها.

ملاحظة: نافذة "القيود" لا تسمح بإضافةِ قيودٍ جديدةٍ يدوياً، أو تعديلِ قيودٍ موجودة، وإنما تتيح فقط استعراضَ القيودِ المتولدةِ عن نوافذَ أخرى، حيث يتوجب الرجوعُ لنافذة العملية المصدر وتعديل محتوياتها التي تؤثر على القيد المحاسبي حتى يتعدل القيد المتولد.

2- مقبوضات

تُعتبر نافذة "مقبوضات" الوسيلة الافتراضية في Xtra Go لإجراء عمليات القبض المختلفة، فيمكن من خلالها عرضُ أو تعديل أو حذف قيود المقبوضات السابقة التي تمت من خلالها، أو إضافةُ قيودِ مقبوضاتٍ جديدة.

يمكن التنقل بين قيود المقبوضات، عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى قيد محدد عن طريق الضغط على رمز "البحث" في أعلى يسار النافذة، ثم البحثِ عن القيد المطلوب ضمن القائمة، والضغطِ عليه.

أيضاً يمكن كتابةُ رقمِ القيد المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" ثم الضغطُ على مفتاح Enter.

بالإمكانِ تعديلُ قيودِ المقبوضاتِ الموجودة مسبقاً عبر تعديلِ محتوياتها ثم الضغطِ على زر "حفظ".

لإضافة قيدِ مقبوضات جديد، يجب على الأقل تعبئة الحقول التالية في رأس النافذة:

• حقلُ رقم القيد: ويتم تعبئته تلقائياً بأول رقم متاح حسب التسلسل، كما يمكن تغييره لرقم آخر حسب الحاجة بشرط أن يكون هذا الرقم غيرَ مستخدمٍ سابقاً
• حقل تاريخ القيد: يتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، ويمكن تغييره حسب الحاجة.
• حقلُ الحساب: ويمثل حساب النقدية الذي ستُودعُ فيه المقبوضات، وهو افتراضياً حساب "الصندوق"، حيث يمكن تعديل الحساب الافتراضي من "إدارة القيود".
• حقل العملة: ويتم أيضاً تعبئته تلقائياً وفق الإعدادات الافتراضية في "إدارة القيود".
• حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في حقل العملة مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في نافذة "أسعار الصرف"، كما يمكن تغييره حسب الحاجة، علماً أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات يبقى 1 ولايمكن تغييره.

3- مدفوعات

تُعتبر نافذة "مدفوعات" الوسيلة الافتراضية في Xtra Go لإجراء عمليات الدفع المختلفة، فيمكن من خلالها عرضُ أو تعديل أو حذف قيود المدفوعات السابقة التي تمت من خلالها، أو إضافةُ قيودِ مدفوعاتٍ جديدة.
يمكن التنقل بين قيود المدفوعات، عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى قيد محدد عن طريق الضغط على رمز "البحث" في أعلى يسار النافذة، ثم البحثِ عن القيد المطلوب ضمن القائمة، والضغطِ عليه.
أيضاً يمكن كتابةُ رقمِ القيد المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" مباشرةً ثم الضغطُ على مفتاح Enter.
بالإمكانِ تعديلُ قيودِ المدفوعات الموجودة مسبقاً عبر تعديلِ محتوياتها ثم الضغطِ على زر "حفظ".

لإضافة قيدِ مدفوعات جديد، يجب على الأقل تعبئة الحقول التالية في رأس النافذة:

• حقلُ رقم القيد: ويتم تعبئته تلقائياً بأول رقمٍ متاحٍ حسب التسلسل، كما يمكن تغييره لرقم آخر حسب الحاجة بشرط أن يكون هذا الرقم غيرَ مستخدمٍ سابقاً
• حقل تاريخ القيد: يتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، ويمكن تغييره حسب الحاجة.
• حقلُ الحساب: ويمثل حساب النقدية الذي ستُدفعُ منه المدفوعات، وهو افتراضياً حساب "الصندوق"، حيث يمكن تعديل الحساب الافتراضي من "إدارة القيود".
• حقل العملة: ويتم أيضاً تعبئته تلقائياً وفق الإعدادات الافتراضية في "إدارة القيود".
  حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في حقل العملة مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في نافذة "أسعار الصرف"، كما يمكن تغييره حسب الحاجة، علماً أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات يبقى 1 ولايمكن تغييره.

4- اليومية

تختلف نافذة اليومية عن نافذة المقبوضات والمدفوعات ، بكونها تصلح لتسجيل المقبوضات والمدفوعات مباشرةً في نفس الجدول، لتحاكي بذلك دفتر يومية الصندوق الورقي التقليدي..
حيث تُسَجَّل المبالغ المدفوعة تحت عمود "مدين"، والمبالغ المقبوضة تحت عمود "دائن".
ويظهر في رأس النافذة في الأعلى الحسابُ المقابل لكل سطر، أي الحساب الذي قبض المبلغ أو دفعه، وهو افتراضياً حساب الصندوق.

يمكن عبر نافذة قيود اليومية عرضُ أو تعديلُ أو حذفُ قيودِ اليومية السابقة التي تمت من خلال هذه النافذة، أو إضافةُ قيودِ يوميةٍ جديدة.

يمكن التنقل بين قيود اليومية، عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى قيد محدد عن طريق الضغط على رمز "البحث" في أعلى يسار النافذة، ثم البحثِ عن القيد المطلوب ضمن القائمة، والضغطِ عليه.
أيضاً يمكن كتابةُ رقمِ القيد المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" مباشرةً ثم الضغطُ على مفتاح Enter.

بالإمكانِ تعديلُ قيودِ اليوميةِ الموجودةِ مسبقاً عبر تعديلِ محتوياتها ثم الضغطِ على زر "حفظ".

لإضافة قيدِ يوميةٍ جديد، يجب على الأقل تعبئة الحقول التالية في رأس النافذة:

• حقلُ رقم القيد: ويتم تعبئته تلقائياً بأول رقمٍ متاحٍ حسب التسلسل، كما يمكن تغييره لرقم آخر حسب الحاجة بشرط أن يكون هذا الرقم غيرَ مستخدمٍ سابقاً
• حقل تاريخ القيد: يتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، ويمكن تغييره حسب الحاجة.
• حقلُ الحساب: ويمثل الحساب الذي ستُدفعُ أو تقبض منه المبالغُ المذكورةُ في جدول اليومية، وهو افتراضياً حساب "الصندوق"، حيث يمكن تعديل الحساب الافتراضي من "إدارة القيود".
• حقل العملة: ويتم أيضاً تعبئته تلقائياً وفق الإعدادات الافتراضية في "إدارة القيود".
• حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في حقل العملة مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في نافذة "أسعار الصرف"، كما يمكن تغييره حسب الحاجة، علماً أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات يبقى 1 ولايمكن تغييره.

5- قيد افتتاحي

يُستخدمُ القيد الافتتاحي لإثبات الأرصدة الافتتاحية للحسابات عند تأسيس ملف البيانات، أو عند تدوير الأرصدة من فترةٍ ماليةٍ سابقة إلى فترة مالية جديدة.
تُعتبرُ نافذة القيد الافتتاحي الوسيلةَ الافتراضيةَ في Xtra Go لإضافة قيود افتتاحية جديدة، كما يمكن عرضُ أو تعديلُ أو حذفُ القيودِ الافتتاحية التي أُنشأت من خلالها.

يكفي عادة إنشاء قيدٍ افتتاحي واحد شاملٍ في الفترة المالية، لكن يمكن إنشاء عدة قيود افتتاحية متكاملة فيما بينها إن دعت الحاجة لذلك.

يمكن التنقل بين القيود الافتتاحية عبر أسهم التنقل الأربعة في الأعلى، كما يمكن الانتقال إلى قيدٍ محدد عن طريق الضغط على رمز "البحث" في أعلى اليسار، ثم البحث عن القيد المطلوب ضمن القائمة، ثم الضغط عليه.
أيضاً يمكن كتابة رقمِ القيد المطلوبِ الانتقالُ إليه في حقل "رقم القيد" مباشرةً ثم الضغط على مفتاح Enter.

يمكن تعديل القيود الافتتاحية الموجودة مسبقاً عبر تغيير محتوياتها ثم الضغط على زر "حفظ".

لإضافة قيدٍ افتتاحيٍّ جديد، يجب على الأقل تعبئة الحقول التالية في رأس النافذة:

• حقلُ رقم القيد: وتتم تعبئته تلقائياً بأول رقمٍ متاحٍ حسب التسلسل، كما يمكن تغييره لرقم آخر حسب الحاجة بشرط أن يكون هذا الرقم غيرَ مستخدمٍ سابقاً.
• حقل تاريخ القيد: تتم تعبئته تلقائياً بتاريخ اليوم، ويمكن تغييره حسب الحاجة
• حقل العملة: وتتم أيضاً تعبئته تلقائياً وفق الإعدادات الافتراضية في "إدارة القيود".
• حقل سعر الصرف: قيمة هذا الحقل تحدد سعر تعادل العملة المحددة في حقل العملة مقابل العملة الأساسية لملف البيانات، ويتم تعبئته تلقائياً بالقيمة المعتمدة في نافذة "أسعار الصرف"، كما يمكن تغييره حسب الحاجة، علماً أن سعر الصرف في حال اختيار العملة الأساسية لملف البيانات يبقى 1 ولايمكن تغييره.

6- إدارة القيود

تُستخدم نافذة "إدارة القيود" لعرض أو تعديل أو حذف أنماط أو أنواع القيود الموجودة مسبقاً، أو إضافة أنماط قيودٍ جديدة.

يوجد افتراضياً في Xtra Go أربعةُ أنماط معدةٌ مسبقاً من القيود، وهي:

• مقبوضات
• مدفوعات
• يومية
• قيدٌ افتتاحي

1- الفواتير في اكسترا جو

تُستخدم الفواتير في Xtra Go لإخراج وإدخال المواد أو المنتجات من وإلى المستودعات، مع ما يرافق ذلك من إجراءات.

يوفر Xtra Go عند الاشتراك بخطة جديدة، عشرة أنماطٍ أو أنواعٍ افتراضيةٍ من الفواتير، يمكن التعديل عليها، ويمكن أيضاً إضافةُ أنماطٍ جديدة حسب الحاجة. وهذه الأنماط الافتراضية هي:

1. بضاعة أول المدة
2. طلب مشتريات
3. المشتريات
4. مرتجع المشتريات
5. عرض سعر
6. طلب مبيعات
7. المبيعات
8. مرتجع المبيعات
9. إدخال مستودعي
10. إخراج مستودعي